Mens virksomheder af næsten enhver størrelse kan bruge et virksomhedssystem, refererer virksomheder i de fleste tilfælde til en organisation på 500 eller flere computere, der er tilsluttet det samme netværk. Uanset virksomhedens størrelse har virksomhedssystemer alle én ting til fælles: de reducerer indsatsen, som ledere og medarbejdere kræver for at administrere information. Enterprise-systemer integrerer de oplysninger og processer, der anvendes i hele en organisation, og ideelt set gør dem tilgængelige fra ét sted.
Der findes tre forskellige typer af virksomhedssystemer i dag:
- ERP: Enterprise Resource Planning
- CRM: Customer Relationship Management
- SCM: Supply Chain Management
Forstå en Enterprise Software Platform
Enhver med en computer eller en mobiltelefon er allerede bekendt med to typer software: operativsystemer og applikationer. Operativsystemer, som Microsoft Windows, Linux, Android og Apple iOS, får adgang til hardware og giver en platform, hvor applikationerne kan køre. Applikationerne eller appsne er den software, du bruger til at spille spil og gøre dit arbejde.
I et forretningsmiljø er computere normalt forbundet i et netværk via en eller flere magtfulde computere kaldet servere. Serveren kan være placeret på dit kontor, eller det kan være et andet sted, som du har adgang til via internettet. Applikationer, der er placeret på serveren, som alle i virksomheden kan bruge på samme tid, kaldes enterprise software. Et firma kan bruge virksomhedssoftware til at gøre ting som lageropgørelse, administrere salg og betalinger og gemme kundeoplysninger og medarbejderoptegnelser.
Tips
-
Når folk taler om skyen, henviser de til en server eller en gruppe af servere, der er tilgængelige via internettet.
ERP: Enterprise Resource Planning Systems
Når du har flere forretningsfunktioner, som du vil have adgang til i et virksomheds system, giver en ERP-softwarepakke ofte den mest fornuftige mening.Ligesom Microsoft bundler sine desktop applikationer som Word, Excel og Powerpoint i en enkelt pakke, som alle kan fungere sammen, kombinerer ERP-software virksomhedens applikationer i en pakke, som også kan fungere sammen. Disse applikationer, der normalt kaldes moduler, kan købes i bundter, og da du har brug for mere funktionalitet, kan yderligere moduler tilføjes.
ERP-systemer kan normalt indarbejde kunderelationer og supply chain management systemer i deres moduler.
CRM: Customer Relationship Management Systems
CRM-software ligner ERP, men som navnet antyder, er det fokuseret på kundedata. Det bruges oftest til salg, kundeservice og markedsføring. Eventuelle detaljer om dine kunder kan indføres i CRM-systemet, som stilles til rådighed for alle andre i din virksomhed. Personlige kontaktoplysninger til forskellige personer hos kundens organisation kan alle gemmes, samt at købe historie, klager og afkast. Når disse data er indtastet, kan CRM-systemet bruges til at forudsige salg og hjælpe dig med at identificere markedsmuligheder.
CSM: Supply Chain Management Systems
CSM software drejer sig om de ressourcer og logistik, der kræves for at få produkter ud til dine kunder. En fælles forsyningskæde ville omfatte indkøb af råmaterialer fra leverandører, bestilling af dem og sporing af forsendelser, sporing af de varer, der produceres gennem fremstillingsprocessen, opbevaring af dem i et lager og derefter forsendelse dem til kunder. Korrekt optimeret kan et CSM-system automatisk placere ordrer hos leverandører, før råmaterialer er nødvendige, samt spore effektiviteten af hver afdeling, når den fremstilles.
Undersøg forskellige typer af ERP-moduler
De forskellige moduler kan derefter få adgang til disse data og præsentere det for medarbejdere efter behov. Uden et sådant system kan en regnskabsafdeling anvende et system, salgsafdelingen et andet system, mens lageret anvender et tredje system. Hvert instituts oplysninger vil forblive i sin egen silo, utilgængelige for de øvrige afdelinger.
Antag for eksempel, at du ejede et firma, der lavede regn støvler. Uden et virksomhedssystem ville hver afdeling løbe uafhængigt af hinanden. Hvis salgsafdelingen landede en ny kunde, skulle de kontakte regnskab for at få kunden oprettet og godkendt til kredit. Efter godkendelse skal regnskabsafdelingen derefter underrette salgsafdelingen om, at den første ordre kunne behandles. Så skulle man koordinere med lageret og produktionsafdelingen, mens indkøbsafdelingen og personaleafdelingerne hver især skulle indleveres for at sikre, at der var nok forsyninger og arbejdere til at behandle ordren. Hvert af disse trin indebærer e-mails og telefonopkald i hele virksomheden, såvel som til kunden, indtil ordren blev afsendt.
Ved hjælp af et virksomhedssystem gennem forskellige moduler kan alt dette ske automatisk og meget af det uden nogen menneskelig interaktion, hvilket fremskynder processen og reducerer menneskelig fejl.
Salgsmodul: Din salgsrepræsentant lander en ny kunde, en detailkædekæde i Canada, der ønsker at købe 1.000 støvler af samme design og varierende størrelser. Hun indtaster klientoplysningerne i salgsmodulet.
Regnskabsmodul: Regnskabsafdelingen modtager meddelelse om, at en ny klient er blevet tilføjet. De verificerer kundens oplysninger og kører en kreditcheck. Når kundens ordre er godkendt, får salgsrepræsentanten bekræftelse, herunder salgspris og klientrabat.
Inventar modul: Da salgsrepræsentanten bekræfter ordren, fortæller systemet hende, at der er 200 af disse støvler på lager, som kan sendes straks. De resterende støvler skal fremstilles og kan sendes om to uger.
Produktionsmodul: Når ordren er bekræftet, meddeles produktionslederen, at han skal have 800 støvler af de krævede størrelser.
Human Resources Modul: Med den seneste ordre meddeles menneskelige ressourcer, at de har ramt en ny tærskel, og på baggrund af den opdaterede salgsforventning for kvartalet skal to medarbejdere ansættes.
Indkøbsmodul: Nye ordrer til støvler udløser automatisk en ordre til virksomhedens gummiprodusent for at opbevare varen til minimumstærsklen.
Order Tracking Module: Den nye canadiske kunde kan logge ind på din virksomheds hjemmeside for at se, hvornår ordren bliver afsendt. Systemet viser også andre produkter, som lignende forhandlere har bestilt i den seneste måned.
Decision Support Module: Du ser, at ordrer til Canada har blomstret, hvilket giver dig de data, du har brug for til at beslutte, om du skal ansætte en salgsrepræsentant for det pågældende land. Når man ser på de specifikke stilarter, der sælger der, indser du, at der kan være markeder for lignende stilstøvler til dette nye marked.
Fordele og fejl i Enterprise Systems
Valg af den rigtige virksomhedssoftware kan forbedre produktiviteten, reducere omkostningerne, øge salget og gøre ledelsesbeslutningerne meget mere effektive. I en alder af global handel, hvis dine konkurrenter allerede bruger virksomhedsløsninger til at strømline deres informationsstrøm, kan det ikke gøre dig mindre konkurrencedygtig, og det kan sætte din virksomhed i fare.
På den anden side er vedtagelsen af en virksomhedsløsning meget som at lægge alle dine data æg i en kurv. Et problem med installationen kan lamme hver afdeling. I en 2015-undersøgelse beskrev 21 procent af respondenterne udbredelsen af deres ERP-løsning som en fejl. Problemer kan omfatte:
- Forkert uddannelse af medarbejdere til drift af det nye system.
- Manglende forståelse af personalekrav.
- Ukorrekt konfiguration af de krævede data for systemet til adgang.
- Manglende beskyttelse af følsomme data mod adgang til hackere.
Mens nogle problemer kan forårsage hovedpine i blot et par uger, kan andre vare i flere år. Historisk set har fattige virksomhedsimplementeringer været kendt for at bringe ned milliard-dollar-selskaber. En klassisk casestudie i en dårlig ERP-implementering skyldte engang Hersheys manglende levering af chokolade til detailmarkedet i tide til Halloween, hvilket førte til, at aktiekurserne faldt dramatisk. I de senere år har Target også haft en dårlig organiseret ERP-implementering.
