Uanset om du organiserer en forretningsrejse, kaster en fest til en velgørende organisation eller afholder en politisk konference, der viser korrekt respekt og venlighed til alle dine gæster, sikrer din begivenhed en succes. Imødekommende fremtrædende gæster kræver imidlertid mere planlægning og opmærksomhed. Fra middagsetiketten til indledende taler til overnatningssteder er det vigtigt at hjælpe din gæst til at føle sig godt tilpas, respekteret og værdsat. Samtidig kan selv fornemme gæster blive afskrækket af gushing eller konstant pres for at imponere. Planlæg din begivenhed, så din gæst har tid til at slappe af og genoplade mellem møder, måltider og sessioner.
Hils din gæst personligt. Uanset om du møder en fremtrædende gæst i lufthavnen eller lige før et formelt forretningsmøde, hilse på ham med et venligt håndtryk og en kort introduktion. Fortsæt med at introducere nogle af dine ledsagende medarbejdere til din gæst. For eksempel kan du sige, "Fru.Vigtigt Gæst, jeg vil gerne introducere dig til vores organisations reklamerepræsentant, Mr. Jack Jackson."
Præsentér din gæst med en begivenhedsagentur, der beskriver møder og lokationer, organiserede måltider, gruppearbejde og nedetid. Fortæl din gæst på mødet eller arrangementet, og fortsæt med at præsentere hende for at knytte dig til bump i løbet af processen.
Gør din gæst så komfortabel som muligt. Hvis din begivenhed kræver overnatning overalt, skal du reservere værelset i god tid. Har en kopi af arrangementets dagsorden på værelset, samt kontaktoplysninger til dig selv og andre arrangementplanlæggere. Sørg også for, at dine mødelokaler er rene, organiserede og velmærkede.
Følg sæde etikette til formelle middagsselskaber. Din fornemme gæst skal sidde til højre for værten. Stedkort kan bruges til at identificere siddepladser til gæster.
Skriv og udfør en kort men professionel tale for at introducere din fornemme gæst, hvis han planlægger at tale på et møde, frokost eller middag. Ellers velkommen din gæst med korte bemærkninger vedrørende hans stilling eller æresbevisninger på ethvert møde eller begivenhed, hvor han er deltager. For en introduktionstale skal du forberede dig på forhånd og udvikle en kort biografisk skitse af din højttaler ved at undersøge hans legitimationsoplysninger, præstationer og æresbevisninger. En introduktionstale skal behandle emnet ved hånden, relevansen af emnet og et kort overblik over højttalerens legitimationsoplysninger. Gem sit navn for sidste, både for at skabe momentum og som et signal til publikum for at byde gæsten velkommen.
