Rigtigheden for erhvervskommunikation omfatter mange typer formelle breve. Undersøgelsesbrevet, undertiden stavet "forespørgsel", virker ofte som første skridt til fortsat kommunikation. Erhverv mellem en forbruger og producent mellem to virksomheder eller mellem en arbejdsgiver og en medarbejder starter ofte med en parts undersøgelse. Kommunikation kan også ende, når forfatteren modtager det første svar.
Tips
-
Når du skriver til nogen for at anmode om oplysninger, er det et undersøgelsesbrev. Du kan bruge dem til at håndtere alle former for spørgsmål som sponsorering, ledige stillinger, salg, projekter og finansiering.
Forespørgsel Grundlæggende Definition
Så hvad er et undersøgelsesbrev? Når en person kræver specifikke oplysninger fra en anden part, kan den pågældende overveje at skrive et henvendelsesbrev. I grund og grund stiller dette brev et spørgsmål eller en anmodning til læseren med det formål at overtale læseren til at svare. Den ideelle undersøgelse identificerer et bestemt individ, der er i stand til at give et passende svar på en kortfattet og målrettet måde. Eksempelvis kan ejeren af et regnskabsfirma sende et undersøgelsesbrev til en kontorforhandler salgschef for at anmode om et katalog eller et besøg hos en salgsrepræsentant, idet han forklarer at han planlægger at opdatere eller flytte firmaet.
Grundlæggende format
Glem at adressere dit undersøgelsesbrev "til hvem det kan vedrøre;" I stedet skal du identificere en bestemt kontaktperson inden for overskriften og hilsen af dit brev, når det er muligt. For eksempel, hvis du skriver for at spørge om en praktikplads, skal du lave lidt lektier, telefonisk eller online, for at bestemme ansættelseslederens navn. Et standard forespørgselsbrev har omtrent tre afsnit. Første afsnit angiver, hvad forfatteren ønsker, såsom information om et produkt, jobåbning eller anden anmodning; for eksempel:
Kære fru Smith,
Jeg er en (navn på college) studerende, der arbejder mod en bachelor of arts i børne- og ungdomspleje. Mens jeg søgte en praktikplads for sommeren 20XX, fandt jeg din programliste for praktikophold på (navnet på hjemmesiden.)
Andet afsnit forklarer forfatterens grunde til at gøre hans eller hendes anmodning til læseren. Forklar hvorfor du valgte at kontakte den specifikke læser, og hvordan de ønskede oplysninger ville komme til gavn for dig:
Som du er kontaktperson for praktikprogrammet, skriver jeg for at bede om mere information. I sidste ende søger jeg en praktikplads for at forbedre mine færdigheder og erfaring i at passe for risikovillige unge. Til dato omfatter mine kursusarbejde og erfaring (liste kurser, relativ frivilligt arbejde, andre praktikophold.)
Det sidste afsnit skal binde brevet sammen med et udtryk for taknemmelighed for læsernes tid og hjælp. Brevet afsluttes typisk med et gratis luk, f.eks. "Med venlig hilsen", efterfulgt af forfatterens navn.
Opfordret og uopfordret
Undersøgelsesbreve kommer som enten anmodede eller uopfordrede henvendelser. Indhentede undersøgelsesbreve forekommer hyppigst, når en virksomhed annoncerer sit produkt eller sin tjeneste i håb om at udløse nysgerrigheden hos potentielle kunder. I tilfælde hvor forbrugeren ikke kan inspicere produktet på egen hånd, skal forbrugeren kontakte virksomheden gennem et anmodet om undersøgelse. I et uopfordret henvendelsesbrev giver modtageren intet forudgående tilbud om oplysninger. Afsenderen anmoder om oplysninger fra en kilde, der antages at have svaret på et spørgsmål uden en opfordring til at gøre det fra kilden.
Ophavseksempel: Tilskud og finansiering
Mange fonde eller selskaber, der tilbyder stipendier, foretrækker at modtage et undersøgelsesbrev, inden de modtager et fuldt tilskudsmæssigt forslag. Dette typisk anmodede undersøgelsesbrev skal fuldt ud forklare dit behov for finansiering og kan overstige det grundlæggende tre afsnit format, men bør ikke overskride tre sider. Bortset fra den grundlæggende introduktion skal et vellykket undersøgelsesbrev til en tilskud eller finansieringsanmodning indeholde en kort beskrivelse af din organisation, en erklæring om behovet, den metode, du planlægger at bruge for at opnå det ønskede resultat og eventuelle andre finansieringskilder du plan om at udnytte.
Uopfordret Eksempel: Praktikophold og job
De fleste henvendelsesbreve til job og praktikophold kommer på uopfordret måde. Overvej at sende henvendelser, når du beundrer et firma og tror, at du kunne dele et gensidigt fordelagtigt arbejdsforhold. Start dit brev ved at introducere dig selv og din interesse for beskæftigelse med deres firma. Opfølgning ved kortfattet at inkludere oplysninger om dine kvalifikationer og hvordan du mener, at erfaring inden for læsers firma vil gavne både dig og virksomheden i et eller to afsnit. Få din fod i døren med et firma, du beundrer, giver en givende praktikoplevelse. Og hvem ved det? Hvis du har en god form, kan det føre til en stabil position.
