Uanset om de er hjemmehørende i private hjem, førskole eller daginstitutioner, har børnepasningsleverandører retlige og etiske forpligtelser til at beskytte deres afgifter. At have et system til rådighed for at beskytte fortrolige oplysninger om personlig, adfærdsmæssig og sundhedsinformation hjælper med at berolige forældrene. Håndhævelse af dette system kan undgå at skade tillid til personalet, hvilket kan føre forældre til at tilbageholde oplysninger, der påvirker deres børns omsorg.
Information Protocol
Familier giver navne, adresser, fødselsdatoer og telefonnumre, når de tilmelder deres børn i børnepasning. Ansøgningen kan også indeholde oplysninger om sundheds- og beskæftigelsesoplysninger og socialsikringsnumre. Alle regner som fortrolige oplysninger, som børnepasningsfaciliteter skal beskytte for at beskytte både børn og forældre. Familiemæssige forhold som økonomiske problemer og afventende skilsmisser, som kan afsløres i samtale, udgør også fortrolige oplysninger, der kun kan deles mellem personale.
Gældende regler
Den føderale Health Insurance Portability and Accountability Act, eller HIPAA, gælder for børnepasningsleverandører. Statens fortrolighedsbestemmelser varierer dog. For eksempel giver Maine loven børn ret til fortrolighed og kræver børnepasningsfaciliteter for at opretholde fortrolighed over ethvert barn i deres pleje eller tidligere i deres pleje. Staten Washington kræver faciliteter til at holde fortrolige optegnelser, men regulerer ikke deres offentliggørelse, mens California-licenskravene gør det. Alle stater udpeger børnepasningsleverandører som obligatoriske journalister af mistænkt misbrug eller forsømmelse, ifølge U.S. Department of Health and Human Services.
Skriftlige politikker
De nationale standarder for sundhed og sikkerhed i 2011 anbefaler, at børnepasningsoperationerne har en fortrolighedspolitik skriftligt. Statsloven kan endda kræve børnepasningsfaciliteter at fortælle forældrene om deres fortrolighedspolitik. En typisk politik, der gives til forældrene i en velkomsthåndbog, forklarer, hvilke typer oplysninger anlægget holder i en sikret fil og lover at fortrolige oplysninger kun deles med deres tilladelse. En fortrolighedspolitik for medarbejdere bør også oprettes og gennemgås under ny ansættelsesorientering og årlige præstationsevalueringer.
Forbered din facilitet
Ved at holde en fil for hvert barn og gemme filer på alle børn under facilitetens pleje i et område, der er adskilt fra aktivitetsrummet, begrænses adgangen til fortrolige oplysninger. Filer kan låses som en ekstra forholdsregel, men mindst en medarbejder skal til enhver tid have en nøgle i tilfælde af en nødsituation eller en inspektion. Faciliteterne kan beskytte fortrolige oplysninger, der findes i medicin logger og allergi optegnelser ved at udpege et sikkert sted for dem, der er ude af syne af forældre og besøgende. Anlægget skal sikre sine licens- og inspektionsfiler indeholder ingen personlige oplysninger om medarbejdere eller børn.
Yderligere forholdsregler
Et børnepasnings websted og sociale medier må ikke bruge videoer eller billeder af et barn uden forældres skriftlige tilladelse. Webstedene må aldrig afsløre fortrolige oplysninger om personale, børn eller familier. Enhver, der laver kommentarer i online-diskussioner, der afslører private oplysninger, skal blokeres, og deres meddelelser slettes. Faciliteter skal også træffe forholdsregler for at slette elektroniske data, der opbevares på computere og krydsede papirdokumenter, der indeholder fortrolige oplysninger ved bortskaffelse.
