Internal Revenue Service giver skatteyderne mulighed for at fratrække udgifter i forbindelse med brugen af en bil eller lastbil til erhvervsmæssige formål. Mens du måske vælger at afskrive de faktiske omkostninger ved at bruge et køretøj til erhvervslivet, vælger de fleste at tage standardkilometerfradrag, som i 2014 var 56 cent per mile. Men du kan ikke bare gætte på din virksomhed miles. IRS kræver, at du holder regnskaber for at bevise, at miles du trækker er korrekte og var virkelig til erhvervsmæssige formål.
IRS Krav
IRS-regler for skatteyderne, der vælger at fradrage standardkørsmålet, kræver en logbog, der viser "anbefalet kilometer, destination og forretningsformål." Du inkluderer ikke denne logfil med de skatteformularer, du sender i slutningen af året, men du skal beholde det som bevis for, at IRS spørgsmålstegn din kilometertal fradrag, eller hvis du nogensinde revideres. Din log skal indeholde tilstrækkelige oplysninger til at tilfredsstille revisoren. F.eks. Hvis du registrerer det den 12. januar, kørte du 9 miles til et møde med en klient, vær forberedt på at bevise at afstanden faktisk var 9 miles. Og dit angivne formål skal indeholde nok detaljer for revisoren til at fastslå, at dette var en legitim forretningsrejse.
Miles kan du trække
IRS definerer også, hvad den anser som fradragsberettiget kilometertal for erhvervslivet. For eksempel kan du ikke fratrække miles mellem dit hjem og dit forretningssted. Men du kan trække afstanden mellem to forskellige forretningssteder. Du kan trække kilometertallet mellem dit kontor og kontorer fra kunder, du ringer til, selvom dit kontor er i dit hjem. Hvis du rejser til en konference eller et møde eller til at tage et seminar, der vil gavne dig i din virksomhed, tæller dette som et forretningsmæssigt fradrag. Hvis din rejse kombinerer både forretningsmæssige og personlige formål, kan du kun fratrække forretningsdelen af rejsen. For eksempel, hvis du kører til posthuset for at sende dokumenter til en klient, så stop med købmanden for at afhente aftensmad, du kan kun fratrække kørslen i forbindelse med turen til posthuset, ikke købmanden.
Elektroniske Records
Apps til smartphones, tablets og pc'er automatiserer at holde styr på forretningsmængde. Sådanne apps giver dig mulighed for at udfylde nøgleoplysninger, f.eks. Din destination og formålet med din rejse, og de vil beregne kilometertal. Mange af disse programmer giver dig mulighed for at eksportere dataene til et regneark. Du kan også installere global positioneringssoftware i din bil for at holde styr på al din kilometertal. Men som en 2006 New York Times-artikel om sporingssoftware bemærket, kan software være udsat for fejl og hardwarekrascher, så regelmæssig sikkerhedskopiering af dine data er afgørende.
Skriftlige Records
En af de enkleste måder at spore kilometertal på er at holde en skriftlig log ind i din bil - i en notesbog eller på en kilometertal logbog du udskriver fra din computer eller købe hos en kontorforretning butik. Udvikle vanen med at registrere din begyndelse og afslutning af kilometertællingen, hver gang du bruger din bil til erhvervslivet, samt at notere forretningsformålet med turen. Udfyld oplysningerne for hver tur og i alt miles i slutningen af året. Du kan også bruge anden dokumentation, som f.eks. Udskrivninger af kørselsvejledning eller kort, som yderligere sikkerhedskopiering for dine kilometertal.
