Sikkerhed over lønregister og de medarbejdere, der arbejder med dem, er en løbende overvejelse for lønadministratorer og virksomhedsledelse. Lønnsikkerhed omfatter implementering og opretholdelse af fortrolighed og sikkerhed for lønlisteoptegnelser, lønningsafdelingen og lønmodtageren. Lønmodtageren, regnskabsføreren eller personalets ledelse kan have ansvaret for lønnesikkerhed sammen med seniorledelsen. Oprettelse af et meget sikkert og effektivt organiseret lønomgivningsmiljø bør være målet for alle lønningsafdelinger.
Organisation
Organisering af lønningsafdelingen, personale og processer er afgørende for lønningsgaranti. En klar kommandokæde, et logisk afdelings organisatorisk diagram og en klar delegering af lønningsansvar er nødvendig for sikker lönestyring. En leder, en lønprocessor, en specialist til særlige lønningssituationer som lønordreringsordrer og FMLA og arbejdstagerens erstatningsblader, medarbejderpostkonsulenter og andre lønmodtagere skal organiseres i afdelingen for fortrolig, effektiv, sikker og juridisk kompatibel lønningsprocesbehandling. Alle i lønnen skal have klart definerede ansvar for at undgå og eliminere sikkerhedsbrud og smuthuller i lønningsprocessen.
Kontroladgang
Al adgang til lønpapirdokumenter, fysiske lagringsfiler, computere og computerrapporter og enhver anden form for adgang skal styres og håndhæves strengt for at sikre fortrolige lønoplysninger. Hver lønmodtagers ansvarsområder skal gennemgås af lønlederen for at afgøre, hvilket niveau af adgang der er behov for. Adgang til fysiske lønseddokumenter som tidsskemaer, hæve godkendelser, bonus- og kommissionspapirer og andre lønningsdokumenter med følsomme og fortrolige finansielle oplysninger skal begrænses til kun dem, der behandler transaktionerne. Arkivskabe og computere med lønoplysninger, data og arkiver skal være placeret i sikre områder, hvor kun personer med sikkerhedsgodkendelse kan se og arbejde med dem. For eksempel skal timelister, der kun indtaster arbejdstimer i computerens lønsystem, ikke have adgang til endelige indsendelsesprocesser eller løn- og nyhedsdokumentation.
Dokumentprocedurer
Lønningsprocedurer skal dokumenteres og håndhæves grundigt for at sikre lønmodtagernes og medarbejdernes sikkerhed. Hver lønmodtagers ansvarsområder skal være klart defineret i deres jobbeskrivelse, i de lønningsprocedurer, de udfører, og i en standardmanual til lønningsafdelingen. Procedurer skal overholdes, revideres, når noget ændres og revideres mindst hvert år, hvis det ikke oftere er at beskytte processernes integritet og undgå eventuelle huller i sikkerheden.
Fysisk sikkerhed
Fysisk sikkerhed for lønningslister, filer, data og systemer samt lønningsfaciliteter og personale er afgørende. Lønnsikkerhed og fortrolighed må ikke kompromitteres for at spare penge ved at behandle lønning ved modtagelse eller ved at lade en lønmodtager udføre opgaver uden dobbelt check. Arkivskabe skal låses med begrænset adgang. Kontorer, hovedrammer og stationære computere med lønningsdata og behandlingssoftware må ikke placeres i fællesarealer, men på sikrede steder, som kan låses let. Lønmodtagere skal have et arbejdsmiljø, der er sikret mod medarbejder- og besøgstrafik, og skal have nemme måder at sikre de oplysninger, de arbejder med, så de ikke er udsat for vrede eller følelsesmæssige medarbejdere. Eventuelle lønsumfejl, uoverensstemmelser og klager skal have klare processer og behandles af ledere eller tilsynsførende, ikke direkte med lønmodtagere.
