Når medarbejdere ansættes til arbejde for et firma, der beskæftiger sig med personlige oplysninger, er de ofte forpligtet til at underskrive en fortrolighedsaftale. Aftalen sikrer, at de ansatte, der har adgang til fortrolige oplysninger, holder oplysningerne personlige og hemmelige. Medarbejdere kan udsættes for opsigelse eller juridiske problemer, hvis fortrolighedsaftalen overtrædes.
Indhold
En fælles fortrolighedsaftale beskriver medarbejderens ansvar og opgaver i den givne stilling. Det vil nævne hvilke typer dokumenter eller papirer medarbejderen har adgang til for at gennemføre det pågældende arbejde. Medarbejderen vil blive informeret om betydningen af disse dokumenter. Fortrolighedsforventningen er skitseret sammen med de konsekvenser, der kan følge, hvis aftalen brydes. Nogle aftaler fører til øjeblikkelig ansættelse opsigelse, mens andre kan have mindre konsekvenser.
Legalisering
Medarbejderen skal aftale og underskrive fortrolighedsaftalen for at gøre det til et juridisk dokument. Det betyder, at en arbejdsgiver ikke skal tillade medarbejderen at blive udsat for fortrolige dokumenter eller oplysninger, før en aftale er underskrevet. Fortrolighedsaftalen skal ende med en erklæring, der hævder, at medarbejderen fuldt ud forstår de vilkår, der er anført i aftalen, sammen med de politikker og procedurer, der vil blive gennemført, hvis de fortrolige oplysninger lækkes. En underskrift er påkrævet af arbejdsgiveren, medarbejderen og et vidne. Aftalen bør også være dateret.
Påkrævede medarbejdere til at underskrive
Mens nogle mennesker aldrig vil se en fortrolighedsaftale i hele deres karriere, vil andre se en i hver stilling, de arbejder.Medarbejdere, der arbejder direkte med patientoplysninger, skal underskrive fortrolighedsaftaler. Dette kan omfatte grundlæggende receptioniststillinger hos en familielæge eller en psykolog, der arbejder som en del af en større praksis. Medarbejdere i advokatkontorer er også underlagt aftalen. Andre eksempler omfatter ethvert politisk eller retshåndhævende job, der direkte omhandler fortrolige oplysninger.
Formål og betydning
Fortrolighedsaftaler oprettes for at beskytte kunderne, kunder eller patienter, den givne forretning kan interagere med på et givent tidspunkt. Nogle oplysninger fra patienter eller klienter kan være personlige eller vigtige, som de foretrækker at blive holdt personlige. I disse typer tilfælde får kun udvalgte arbejdstagere at læse gennem filerne. Overtrædelse af medarbejder-, patient- eller klientens fortrolighed kan skade virksomhedens omdømme som en betroet forretningskilde og kan betyde retssager eller retssager på ofrenes vegne.
