Intet sæt faxformat passer til enhver situation. Men efter nogle generelle retningslinjer kan faxens modtager finde oplysninger hurtigt på faxen. Disse retningslinjer sikrer også, at modtageren ikke har problemer, når faxen kommer igennem, og at du vil undgå problemer, når du sender det.
Hold faxen under 10 til 12 sider lang. Mange små faxmaskiner kan ikke håndtere for mange sider ad gangen. Store faxer forbinder også telefonlinjer, der deles med faxmaskiner. Opdel din fax i flere batcher, hvis du skal sende mere end 10 til 12 sider. Fortæl modtageren at forvente mere end en fax fra dig.
Juster sidemarginer eller skriftstørrelse for at hjælpe dig med at opnå færre sider. Husk dog, at mindre skriftstørrelser måske ikke er for nemme at læse, og at små marginer kan se uprofessionelle, som på et CV. Brug mindst en 11-punkts skrifttype.
Skriv faxer i et business-brevformat, når det er muligt. Margener skal være en tomme på venstre og højre side og en og en halv inches på toppen og bunden, hvis det er muligt. Single-space dit brev, dobbelt afstand mellem afsnit. Medtag en dateline øverst og adresseblokke til afsender og modtager inden hilsen. Afsenderens adresseblok går først.
Medtag en forsiden med din fax. Dækningssiden behøver ikke at følge et bestemt layoutformat, men det skal indeholde både afsenderens og modtagerens kontaktoplysninger, hvor mange sider faxen indeholder og en emnelinje, der angiver, hvad faxen handler om. Tilføj et par linjer til eventuelle personlige kommentarer vedrørende faxen. Kontaktoplysningerne kan omfatte enkeltpersoners og firmaers navne, afdelings navne, adresser, email adresser og telefonnumre. Omslaget skal være let at læse, så modtageren hurtigt kan finde oplysninger om det.
Undgå at sende faxer med grafik, hvis det er muligt. De tager for meget tid til at sende og modtage, og de spilder meget blæk. Også de vises generelt ikke for godt på faxer på grund af dårlig kvalitet.
