At transportere dårlige nyheder er ikke let, især hvis du hader skuffende mennesker. Men på et tidspunkt i din karriere må du muligvis skrive et benægtelsesbrev for at oplyse en ansøger om, at hans joboverdragelse var mislykket. Med den rigtige tilgang kan du skrive et brev, der leverer de dårlige nyheder, men forbliver høflig.
Begynd brevet takker ansøgeren for sin tid. Brevet skal starte med "Kære Mr. eller Fru …" og fortsæt med at sige tak på vegne af organisationen.
Angiv afslaget på en klar måde, så ingen forvirring dirigerer modtageren. Brug ikke positive ord for at starte en negativ sætning. For eksempel "Vi var meget imponerede over dit CV, men beklager at informere dig om, at du ikke er kvalificeret til stillingen." Vær klar og præcis, så modtageren ved præcis, hvad du mener. Lav ikke brevet længere end det skal være; bryde de dårlige nyheder så hurtigt som muligt, mens de forbliver høflige.
Forklar årsagerne til beslutningen. Måske var jobbet allerede fyldt, eller der var en fejl i ansøgningsdokumenterne. At give en grund til fornægtelsen er vigtig, hvis du ønsker at hjælpe ansøgeren med at forbedre sine chancer for succes i fremtiden, eller hvis du vil påpege en let afhjulpet fejl. Men nogle virksomheder eller enkeltpersoner tilbyder retorisk grund; dette er en mulighed for at undgå at fortælle sandheden. For eksempel, hvis personen var sent til interviewet eller syntes at have dårlig hygiejne, bør du bruge retorik i stedet for at forklare den sande årsag.
Luk brevet med en høflig sætning og en note af goodwill. For eksempel "Vi sætter pris på din tid og indsats i hele interviewprocessen." Ønsker ansøgeren det bedste i fremtiden og tilskynder til et andet forsøg. Lad ikke slutningen vare lang og trukket ud med risiko for tilsyneladende uhensigtsmæssig.
Tips
-
Sørg for at sende afslaget i en rettidig sag. Lad ikke personen hænge til en endelig beslutning.
