At skrive et brev til en dignitar kan være et meget kompliceret spørgsmål. Du må bare slå den rigtige tone for respekt uden at gribe. Derudover skal du kende den relevante hilsen til brug og sikre, at personens titel er korrekt i brevet og på konvolutten. Ikke alle dignitarier af samme rang behandles ens. For eksempel er præsidenten for en republik adresseret som "Excellence" i hilsen, mens USA's præsident behandles som "præsident."
Undersøg modtagerens titel. Er hun en stats senator, en repræsentant eller noget andet? Du vil ikke være forkert, fordi dette vil få dig til at se uinformeret og reducere din troværdighed.
Start brevet ved at indtaste din adresse, men ikke dit navn. Spring en linje over, og skriv fuld dato. Spring over en ekstra linje, og skriv dignitærens officielle adresse og hans eller hendes fysiske adresse. Hvis du for eksempel skrev til dronningen af England, ville du skrive: "Hendes Majestæt dronningen", efterfulgt af adressen til hendes hjem. Fra 2011 er den konstitutionelle monark dronning Elizabeth II. Hendes navn er faktisk Elizabeth Alexandra Mary, men det er aldrig, hvordan hun er adresseret.
Start hilsen. Ofte er dette anderledes end adressen. For eksempel, hvis du skrev til dronningen af England, ville du bruge enten "Fru" eller "Må det glæde Deres Majestæt." Følg begge med en kolon.
Skriv krop af dit brev. Vær forsigtig med at bevare en respektfuld tone hele vejen igennem. Uanset om du er et emne eller en borger under dignitternes regeringstid eller mandat, behandle han eller hende den respekt, der er passende for stillingen.
Afslut brevet med den afsluttende erklæring, som svarer til dignitarens titel. For dronningen skal et emne afmelde med "Jeg har ære at forblive, fru, Deres Majestæts mest ydmyge og lydige emne", efterfulgt af fagets skrevne fulde navn og underskrift ovenfor. Men for USAs præsident skal du kun skrive "Respektivt", efterfulgt af dit indtastede navn og underskrift. Når man skriver til en tidligere præsident, "med venlig hilsen" er tilstrækkeligt.
Adresse konvolutten ved hjælp af den samme formelle adresse, der vises i brevet. For eksempel til en tidligere præsident i USA, ville du skrive "Ærlig (Navn)" efterfulgt af den fysiske adresse. For dronningen af England ville du skrive "Hendes Majestæt Dronningen", efterfulgt af den fysiske adresse.
