For at kunne styre et medicinsk front office effektivt, skal der udvikles og implementeres en lille praksis eller stor klinik, omfattende og klare procedurer, der adresserer nødvendige opgaver og ansvar. Kontorprocedurer bør fremhæve forskellige medarbejderes opgaver, som at beskrive hvad receptionister skal gøre, når kontoret åbner og lukker. Du bør forstå, hvordan det medicinske kontor arbejder for at skræddersy procedurer på passende vis.
Grundlæggende
Kontorprocedurer bør formidle, hvordan man interagerer med klienter. Relevante emner omfatter standardklienthilsener (f.eks. Personligt og over telefonen), ledelsen er utilfreds eller vred klienter, klientens fortrolighed (f.eks. HIPAA-forskrifter) samt aftaleindstilling og -meddelelse. Krævende kundeservice færdigheder er påkrævet for de fleste medicinske kontormedarbejdere. Procedurerne skal således skelne mellem "god" og "utilstrækkelig" kundeservice. Standardprocedurer i tilfælde af en nødsituation eller naturkatastrofe, som en ild eller oversvømmelse, er nødvendige. Opret en separat medarbejderhåndbog for at diskutere politikker om dress code, attendance, seksuel chikane, lønningsliste, ferie og fordele.
Records
Et vellykket medicinsk kontor forvalter sine patientjournaler effektivt. Backupprocedurer skal være obligatoriske for papirløse kontorer (fx med patientoplysninger gemt online eller på et computerprogram). Front office manualen skal forklare, hvordan man opretter, opdaterer og gemmer klient records. Håndbogen skal også indeholde procedurer for, hvordan man laver poster inaktive, f.eks. Når patienterne bevæger sig. Et andet vigtigt aspekt involverer læge kalendere. For eksempel ved at planlægge to patienter hver time, kan en læge have 20 til 30 minutter fritid. Procedurerne bør forklare, hvordan man planlægger et passende antal patienter hver time og dagligt. Procedurer kan også vise en standard måde at tildele eksamen værelser.
Fakturering
Forsiden for lægehjælp skal præcisere, hvordan man indsamler betaling fra patienter. Hvis en patient bruger forsikring, skal procedurerne forklare, hvilke oplysninger der er nødvendige for at verificere forsikringen og indsamle en betaling, hvis det er nødvendigt. Procedurerne bør forklare, om der skal indbetales betaling før eller efter besøget, når en patient betaler ud af lommen. Beskriv også de nødvendige skridt for at få rettidig refusion af forsikringskrav. Forklar for eksempel hvem der vil kode eller identificere lægeprocedurer for patientjournaler samt fakturering. Procedurer bør angive, hvordan man håndterer forfaldne konti, som dem, der forbliver udestående i 6 måneder eller 1 år.
