Kontorkommunikation kan primært drevet af elektronisk post og instant messaging, men næsten alle kontorer modtager og behandler stadig en enorm mængde papirarbejde. I henhold til US Environmental Protection Agency håndterer den gennemsnitlige kontorarbejder hvert år ca. 10.000 ark papir eller i gennemsnit ca. to pund papir- og papprodukter hver dag. Bedre office mail-management procedurer kan tage en lang vej mod at sikre en jævn strøm af intern og ekstern kommunikation.
Udpege passende personale
Selv små virksomheder kan drage fordel af at udpege en person til at håndtere al indgående og udgående mail for at sikre, at intet går tabt eller misdirectes på vej til bestemmelsesstedet. Jo større organisationen er, jo flere medarbejdere skal tildeles til at modtage, samle, distribuere og indsamle al virksomhedspost og pakker. Da e-mail bliver et mere populært valg til kommunikation og distribution af officielle dokumenter, kan håndtering af papirpost kun være en del af en medarbejders jobbeskrivelse afhængigt af mængden af post, der går gennem de sædvanlige virksomhedskommunikationskanaler. For kommercielle leverancer (f.eks. UPS, FedEx, DHL) er receptionisten generelt den bedste person til at modtage og underskrive indkommende pakker på grund af hendes primære placering. Det er normalt ikke en god ide at overdrage alle andre postforvaltningsopgaver til receptionisten, fordi det ansvar ofte ville nødvendiggøre, at hun forlader sit skrivebord uden opsyn i længere tid.
Opret postdistributionsflowdiagrammer
Ledere og medarbejdere med ansvar for postdistribution skal samarbejde om at udvikle retningslinjer - ved hjælp af rutediagrammer, tjeklister eller hvilket format dit firma er mest behageligt med - at alle medarbejdere, især de medarbejdere, der vil overvåge postdistribution og indsamling, følger. Det skal tage højde for ethvert trin i postindsamling: indsamling af posten på det centrale indsamlingscenter (en postboks, postboks, posthus, pakkeleverandør eller konventionel postkasse); collating på et bestemt sted på kontoret udelukkende udpeget til post sortering; distribuere enten til afdelinger eller individuelle postkasser eller håndleverancer til hvert kontor indsamling af udgående mail og sikring af, at al udgående mail adresseres og stemples korrekt og holde postopsamlings- / sorteringsområdet pænt og fuldt lagerført.
Udfør nødvendige forsyninger
Sørg for, at postopsamlings- / distributionsstationen har alle de leverancer, som medarbejderen har brug for til at udføre sit arbejde. Hvis din virksomhed er stor nok, så maildistributionen gøres mere effektivt ved hjælp af en central placering, opretter du en robust mail / litteratur arrangør eller mail sorterer med masser af cubbyholes for hver afdeling eller medarbejder og markerer hver enkelt etiket. Afdelingerne vil kræve større cubbyholes end enkeltpersoner, så giv dem masser af plads.Opbevar et velassorteret skab eller skrivebord med båndruller og bånddispensere; pakkemateriale; kuverter; Returner etiketter i forskellige størrelser, der er fortrykt med din virksomheds adresse Postetiketter i forskellige størrelser, der er fortrykt med nogle af virksomhedens mest almindelige postdestinationer; tid og dato frimærker; en pakke skala; penne; markører; lagerbeholdere; og en lille håndvogn eller dolly. Glem ikke at inkludere en industriel størrelse shredder og genbrugsbeholdere. Hvis din virksomhed går igennem mere post end en person kan makulere eller genbruge, skal du overveje at indgå kontrakt med et eksternt dokumenthåndterings- / genbrugsselskab til at håndtere arbejdet for dig.
Hold styr på alle indgående og udgående mail
Opret et elektronisk mail-styringssystem til at spore alle indgående og udgående mail. Hvis din virksomhed er kun dig og en assistent, kan du springe over dette trin, men hvis du overvåger en stor afdeling eller et firma med snesevis af medarbejdere, skal du oprette et system, der holder styr på de datoer, som posten kommer ind, og om nødvendigt for hvem. Det er især vigtigt at oprette disse systemer, hvis din virksomhed modtager mange følsomme juridiske dokumenter og pakker. Elementer går tabt i lige små kontorer oftere end man ville tænke; Det er bedst at undgå disse frustrerende situationer ved at oprette et grundlæggende Excel-regneark, som f.eks. viser, hvornår en pakke kom ind, og når den blev hævdet af modtageren eller repræsentanten.
