Hvis du finder dig selv at bruge timer på at kigge efter et bestemt dokument eller en fil, kan det være på tide at revidere dit kontors organisationssystem. Hvis du har mange filer og mapper, kan det tage lidt tid at gå igennem og organisere dem alle. Men i sidste ende vil det være det værd, fordi du vil vide præcis, hvor man finder alt. Hvis du føler dig overvældet tackler hele kontoret på en gang, så prøv kun at gå gennem et område om dagen, indtil du er færdig.
Elementer du skal bruge
-
Indbakke / udbakke
-
Filer
-
mapper
-
Etiketter
-
Arkivskab / arkivboks
Placer en indbakke og udbakke på ét hjørne af dit skrivebord. Gem alle udgående regninger, meddelelser og andre emner, der skal sendes eller distribueres i udbakken. Send disse varer dagligt. Placer indgående filer, dokumenter og mail i indbakken. Også daglig handling på eller fil disse varer; således bliver de ikke rod.
Opret kategorier for dine filer og mapper. Disse vil variere afhængigt af din type forretning. Nogle kategorier kan have indlysende etiketter som klienter, skatteoplysninger, leverandører og kommende projekter. Fokuser på at klassificere alle dine dokumenter i disse store kategorier.
Opdel de store kategorier i mindre underkategorier, hvis det er relevant. Hvis din virksomhed f.eks. Har kunder, skal du oprette en mappe for hver klient. Hvis en kundes dokumenter er for mange til at passe ind i en mappe, skal du opdele denne kategori endnu mere. Adskil klientens fil i forskellige mapper til forskellige typer dokumenter.
Mærk alle dine filer. CNN Money anbefaler mærkning filer i overensstemmelse med hvordan du sandsynligvis vil søge efter dem. For eksempel, i stedet for at mærke en uklar fil "Form 27G-28A," mærke det "Fakturaer" eller en tilsvarende gældende kategori. Dette letter at finde dokumenter hurtigt.
Placer alle dine dokumenter i et arkivskab, arkivboks eller lignende beholder. Hvis du har mange filer, skal du holde dem, du bruger oftest ved siden af dit skrivebord. Hvis du løber tør for kontorplads, skal du beholde filer, du kun må bruge en gang om året i et separat skabsopbevaringsrum eller i et andet rum.
Opbevar en separat bunke af dokumenter, der er udpeget til papirkurven, mens du sorterer gennem dine filer. Tidlig makulering af gamle og irrelevante dokumenter er nøglen til at opretholde et organiseret kontor. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du kan afhænde et dokument, skal du angive en mappe for muligt affald og holde dokumentet arkiveret, indtil du kan makulere.
