Introduktion til ny software kræver generelt et pilotimplementeringsprogram til test af, hvordan eksisterende processer vil blive udført på den nye software og for at sikre, at de forventede forbedringer vil blive realiseret. Efter at have fået træning på den nye software, udfører projektgruppen piloten og skaber grafiske workflowdiagrammer af de involverede processer, herunder både nuværende og foreslåede arbejdsprocesser. Disse grafiske repræsentationer danner grundlaget for at træne brugere til at drive de nye systemer. Fordele ved piloter omfatter risikoreduktion, forbedring af forretningsprocessen og dybdegående indlæring af softwaren.
Risikoreduktion
Gennemførelse af pilotprogrammer, før der faktisk gennemføres ny software, mindsker risikoen for fejl, fejl, forsinkelser og nedlukning af virksomheden. Forsøg på at bruge softwaren til at køre virksomheden umiddelbart efter generisk softwareuddannelse har stor risiko for fejl på grund af de mange uforudsete nuancer, der er involveret i at forsøge at anvende generisk træning i et bestemt erhvervsklima. Piloten kræver at løbe gennem processerne, herunder integration af andre afdelinger. Mange tilpasninger og modifikationer foretages til ny software i pilotperioden.
Forbedre processer
Pilotprogrammer giver projektgruppen mulighed for at evaluere den nye softwares muligheder og foretage ændringer, som strømliner og forbedrer processer. Hvis ny software implementeres uden pilot, kan projektteamet ikke foretage ændringer og forbedre processer uden at lukke hele systemet i mindst den tid, der er nødvendigt for at løse problemer. I dette miljø er incitamentet mere at replikere det nuværende system i stedet for at eksperimentere med potentielt dramatisk forbedring.
Lær hvordan softwaren virker
Uddannelsesklasser til softwareleverandører er designet til at være generiske af natur. De er ikke designet til at træne, hvordan man bruger softwaren i et bestemt forretningsmiljø. Træningsklasserne er en nødvendig del af implementeringsprocessen. Projektteamet lærer, hvordan softwaren vil blive anvendt på forretningsprocesser under piloten. Når piloten er afsluttet, bliver brugerne derefter uddannet i, hvordan softwaren vil udføre virksomhedens forretningsprocesser.
Træningsmaterialer
Et output fra piloten er grafiske workflow diagrammer, der afslører, hvordan softwaren vil blive brugt til at drive virksomheden. Disse arbejdsprocesser vil blive brugt til at uddanne brugerne. Kvaliteten af disse brugeruddannelsesmaterialer er ekstremt vigtig. Dårlig arbejdsprocesdokumenter resulterer i gentagelse af pilotindsatsen og forsinkelse af implementeringen.
