Papirarbejde er en kendsgerning i livet i en virksomhed. En dokumentkontrolprojektstruktur giver en skabelon til klassificering, behandling og vedligeholdelse af dokumenter. Dokumentstyringssystemer spænder fra manuel dokumentarkivering til brug af billedbehandling og informationssystemteknologi til at gemme og katalogisere dokumenter.
Identifikation
Dokumentkontrol blander disciplinerne i bibliotekets videnskab og kontoradministration. Dette afspejles i at skabe projektfilstrukturer. På samme måde som et katalog består et dokumentkontrolsystem af at identificere dokumenter, tildele kontrolnumre og i mere detaljerede projektstrukturer, klassifikations- og sikkerhedsniveauer. Virksomheder bruger ofte billeddannelsessystemer, der automatisk skaber datastrukturer, hvilket gør det mere effektivt at finde og lokalisere dokumenter ved hjælp af computerteknologi.
Størrelse
Størrelsen af et dokumentkontrolsystem kan variere. For eksempel kan dokumentstyring i et stort system klassificeres i forskellige funktioner, såsom arkivtjenester, optagelsestjenester og dokumentbevarelse.
effekter
En effektiv dokumentkontrol strategiplan omfatter revisionssystemer til klassificering og håndtering af dokumenter. Standard operativprocedurer baseret på dokumentkontrolfunktioner kan henvises til korrekt vedligeholdelse af dokumenter og systemer, der understøtter dokumentstyring.
