Generelt accepterede regnskabspraksis beskriver regnskabsregler for finansielle transaktioner. Virksomheder, som sælger produkter, bruger ofte produktprøver til at vise muligheder for kunder. Disse prøver kan enten fremstilles eller købes af virksomheden. I begge disse tilfælde er der en pris for prøverne. Der er flere tilladelige metoder til udgiftning af disse prøver under GAAP.
GAAP Regler for Udgifter
Ifølge GAAP principper skal udgifter registreres i den periode, der indeholder de relaterede indtægter. Hvis udgifterne ikke kan knyttes direkte til indtægterne, skal de udgiftsføres i den periode, de er afholdt. For at pådrage sig en udgift skal virksomheden være juridisk ansvarlig for det. Udgiften behøver ikke nødvendigvis at være betalt for, bare indgået kontrakt. For eksempel, hvis en virksomhed lejer kontorlokaler, skal hver måneds husleje udgiftsføres i den pågældende måned, selvom lejen endnu ikke er betalt. For produktprøver giver GAAP-principper mulighed for øjeblikkelig udgift af prøverne, når virksomheden køber dem eller aktivering og udskudelse af en del af omkostningerne i fremtidige perioder.
Øjeblikkelig udgift af produktprøver
Selv om produktprøver kan anvendes over flere regnskabsperioder eller endog flere år, giver GAAP dem mulighed for at blive udgiftsført, når de først købes. Dette skyldes, at prøver ikke ofte kan matches direkte med relaterede indtægter. Mange kunder og potentielle kunder kan få vist prøverne. Nogle kan foretage et køb, og nogle må ikke. Udgifter til prøverne gør det muligt for virksomheden at genkende omkostningerne, når de afholdes, snarere end at forsøge at bestemme, hvilke fremtidige perioder udgiften tilhører. Afregning af udgiften, debitering af prøver eller forsyninger på resultatopgørelsen og kredit enten bank eller konti betales, afhængigt af om prøverne er betalt.
Kapitalisering af produktprøver
Hvis produktprøver kan spores til et bestemt salg, kan de aktiveres og derefter udgiftsføres i de relaterede indtægter. Hvis f.eks. Skræddersyede træbeskyttelsesprøver blev oprettet til en bestemt kunde i maj, kunne et firma udnytte omkostningerne på bøgerne og koste dem, når kunden foretager købet i september. De oprindelige regnskabsposter er en kredit til kontanter eller konti, der skal betales, og en debet til forudbetalte udgifter. Når kostprisen udgiftsføres, krediteres kontoen for forudbetalte udgifter, og sampler eller forsyningskonto debiteres.
Forældede prøver
Hvis en virksomhed vælger at kapitalisere vareprøver og udgiftsposte dem i en fremtidig periode eller over flere perioder, skal den gennemgå dem regelmæssigt for at sikre, at de stadig er brugbare. Hvis en kapitaliseret produktprøve bliver forældet eller på anden måde ikke brugt af virksomheden længere, skal den afskrives i den pågældende periode. Dette gælder også, hvis prøven er beskadiget og ikke længere kan bruges.
