Flere og flere virksomheder er enten outsourcing projektledelse eller ansættelse fagfolk til at håndtere denne opgave. Med ændringerne i branchen kan det være svært at finde kvalificerede personer, der er oven på de seneste tendenser og strategier. Kun 2,5 procent af organisationerne gennemfører succesfuldt alle deres projekter. En svimlende 70 procent af projekterne fejler. I betragtning af disse tal kan du undre dig over, om det er værd at ansætte en projektleder. Ligesom alt andet er der fordele og ulemper at overveje. En dygtig projektleder kan reducere dine udgifter, strømline workflow management og hjælpe med at udvide din virksomhed.
Projektledelse Proff
Uanset om du driver en lille virksomhed eller en etableret organisation, kan du måske ikke håndtere alle typer projekter fra start til slut. Visse projekter er ekstremt komplekse og har en stram deadline eller kræver særlige færdigheder, som dit team muligvis ikke har. En kvalificeret projektleder kan hjælpe dig med at organisere og administrere de mest tidskrævende opgaver. En erfaren projektleder vil også motivere dit team, administrere ressourcer, måle resultater, give feedback og finde måder at øge kvaliteten og reducere omkostninger eller tid. Andre projektledelsesevner omfatter forbedrede planlægningsteknikker, reaktion på forandring, forbedret kommunikation, kvalitetskontrol og risikostyring.
Effektiv målindstilling
De fleste projekter fejler simpelthen fordi ledere mangler et klart mål. I 2013 blev mindre end en tredjedel af alle projekter leveret til tiden og inden for det tildelte budget. Af denne grund er indstilling af SMART-mål afgørende. SMART-mål er specifikke, målelige, opnåelige, realistiske og tidsbundne. Det er hvad forkortelsen SMART står for. SMART-mål sikrer, at dine projekter leveres i tide uden at overskride budgettet. Professionelle projektledere har den ekspertise og de værktøjer, der er nødvendige for at skabe prognoser, styre projektomkostninger og bestemme risiciene på tværs af hele projektets livscyklus.
Forbedret kommunikation
Projektledelse muliggør mere effektiv kommunikation mellem ledere og andre medarbejdere involveret i projektet. Erfarne projektledere er effektive til at styre interessenter, der er kritiske for at opnå succes. Projektledere opretholder holdsammenhæng, lette møder, anmode om fageksperter, brainstormideer og overvåge feedback i realtid. Kommunikation er let det mest kritiske aspekt ved ethvert projekt, og er en nødvendig færdighed for alle projektets fagfolk.
Større kundetilfredshed
Projekter kan levere nye funktioner og åbne nye tjenester eller produkter til glæde kunder, eller projekter kan bidrage til at reducere omkostningerne for kunderne. Da projektledelsesmetoder prioriterer kvalitetsfaktorer, som f.eks. Funktioner, som kunderne ønsker, har virksomheder med vellykket projektstyring større kundetilfredshed. Dette medfører mere omsætning og forretningsvækst. Din organisation vil være kendt for at levere fremragende resultater.
Højt niveau af ekspertise
Ved at ansætte en projektleder eller outsourcing-projekter, vil dit firma drage fordel af et højt ekspertniveau. Folket i din organisation vil lære nye ting og få et nyt perspektiv, der vil bidrage til deres faglige vækst. Desuden vil projektledelsen frigøre din tid, så du kan fokusere på de centrale aspekter af din virksomhed. En erfaren projektleder vil være i stand til at artikulere projektprocessen og styre alle områder af projektet, herunder personale og compliance.
Nøjagtig risikovurdering
Over 75 procent af virksomhederne mangler tillid til projektsucces. Overdreven rework, omfanget kryb, dårlig kommunikation og uklare mål er ofte synderne. Projektledelse giver dig mulighed for at tage beregnede risici og tildele ressourcer mere effektivt. Du vil identificere, hvad risikoen er før, selv ved at komme i gang. På den måde kan du planlægge eventuelle problemer i de tidlige stadier og træffe smartere beslutninger, da der opstår risici i hele projektets livscyklus. Effektiv risikostyring giver dig også mulighed for at udnytte positive risici eller muligheder, når de opstår.
Projektledelse Cons
Hvis en projektleder ikke har den rigtige oplevelse eller viden, er der mange problemer, der kan opstå. Tab af ressourcer, planlægningsproblemer, sikkerhedsspørgsmål og interpersonelle konflikter er store ulemper ved projektstyring. Derudover kan din organisation medføre store omkostninger ved at outsource arbejde eller ved at ansætte nye medarbejdere for at gennemføre projektet. Nogle gange kan projektstyring forstyrre din daglige drift eller gå drastisk forkert.
Høje omkostninger
Hvis du ansætter en projektleder, forvent at investere i specialsoftware. Disse programmer kan være dyre og vanskelige at gennemføre. Da dit team vil bruge dem også, kan de have brug for træning. Afhængigt af dine behov kan du også være nødt til at ansætte fagpersoner eller specialister til at hjælpe med et projekt. Ofte vil der være et skub fra interessenterne for at inkludere funktioner, der ikke oprindeligt var planlagt. Alle disse problemer kan hurtigt øge omkostningerne ved et projekt.
Øget kompleksitet
Projektledelse er en kompleks proces med flere trin. Nogle eksperter har en tendens til at komplicere hver proces, hvilket kan forvirre dit hold og forårsage forsinkelser i projektleverancen. De kan også blive stive eller præcise i deres planer, hvilket skaber et stressende miljø i organisationen. Projekter med et stort omfang vil typisk være mere komplekse at levere, især hvis der ikke er et team dedikeret udelukkende til at arbejde på projektet. Krydsfunktionelle holdmedlemmer kan komme bagud på deres daglige arbejde og tilføjer et yderligere kompleksitetslag.
Kommunikation Overhead
Når du ansætter et projektledelsesteam, deltager nye medarbejdere i din virksomhed. Dette tilføjer et ekstra lag af kommunikation og kan ikke altid matche din organisatoriske kultur. Derfor anbefaler eksperter at holde dit hold så lille som muligt. Jo større et hold er, desto højere er kommunikationsomkostningerne. Nogle gange kræves et stort team til et projekt, så det er vigtigt at finde projektledere, der har stærke kommunikationsevner på tværs af en mangfoldighed af mennesker.
Manglende kreativitet
Nogle gange efterlader projektledelsen lidt eller intet plads til kreativitet. Teamledere fokuserer enten overdrevent på ledelsesprocesserne eller fastsætter stramme deadlines, hvilket tvinger deres medarbejdere til at arbejde inden for strenge parametre. Dette kan modvirke kreativ tænkning og hæmme innovation, som kan være til gavn for projektet. Det er vigtigt for en projektleder at vide hvornår man skal inspirere kreativitet og hvornår man strengt følger projektplanen.
En organisation kan vokse og opnå succes uden et projektledelsesteam på plads. Imidlertid kan ansættelse af en dygtig fagmand til at håndtere disse aspekter åbne nye muligheder og hjælpe din virksomhed med at nå sine mål hurtigere.
