En kirke database vil give grundlæggende oplysninger om hvert medlem af din menighed med et klik på computermusen. Borte er dage med papiradressebøger, med deres sekretærkyllingeskrammer og cross-outs som familier udvikler sig og flytter. Med en database forbliver alt organiseret og aktuelt, så du kan dele kontaktoplysninger i en kirkefamilie.
Indsaml kontaktoplysningerne for alle, der deltager i din kirke. Du kan gøre dette ved at sende en formular for congregants til at udfylde ved en tjeneste eller ved at bruge en e-mail listserv, enten at tillade en e-mail-respons eller link til et online-formular websted som SurveyMonkey.com.
For hver familie skal du være sikker på at få deres navn, adresse, telefonnummer og e-mail. Du vil måske også medtage fødselsdage, årsdagen og relevante oplysninger om hvert barn, såsom alder og særlige interesser.
Kommuniker formålet med kirkedatabasen til hver enkelt person. Spørg folks tilladelse, før de inkluderes i en offentlig fil, og hvis de ikke ønsker at deres oplysninger skal deles, skal de enten lave en "privat" fil eller lade dem være unoterede.
Start et Excel-regneark. Den første kolonne skal være for familiemedlemmernes navne, efterfulgt af en anden kolonne for hjemmeadressen. Den tredje kolonne skal indeholde et telefonnummer, en fjerde kolonne skal have en e-mail-adresse, og en sidste kolonne kan indeholde eventuelle noter eller betænkeligheder, som det pastorale personale bør være opmærksom på.
Du kan også oprette dette i Microsoft Word, Open Office eller et andet program, der gør det muligt at lave en udskriftsbar, men alligevel elektronisk, nyttig fil, der kan gemmes på computeren eller gemmes på en disk.
Gem filen, når alle oplysninger er indtastet. Denne database skal opbevares et sted, hvor det er let tilgængeligt for dem, der bruger det regelmæssigt (som f.eks. Kirkepersonale), men ikke til dem, der ikke har brug for oplysningerne. Overvej at sætte det på en delt harddisk eller adgangskode, der beskytter den for at holde snoopers væk.
Overvej at købe et databaseprogram designet til kirker, såsom Servant Keeper. Dit Excel-regneark vil i dette tilfælde simpelthen være et udkast. Indtast din endelige, organiserede information i databaseprogrammets udpegede felter. Gem dit arbejde.
Elementer du skal bruge
-
Computer med internetadgang
-
Kontaktoplysninger for alle congregants, der ønsker at blive inkluderet
-
Sekretær eller data-entry frivillig
-
Regnearksprogram som Microsoft Excel
-
Databaseprogramvare (valgfrit)
Tips
-
Opbevar fortrolige oplysninger fortroligt. Respekter din menigheds privatliv. Dobbeltkryd stavningen af navne og cifrene i telefonnumre for nøjagtighed.
Advarsel
Hvis du har et problem med databaseprogrammet eller tror det bliver brudt, skal du ikke forsøge at "rette" det. Du kan slette værdifulde filer. Brug i stedet det kundeservicenummer, der fulgte med softwaren.
