Penge er livsnerven for enhver virksomhed, og det er svært at være vellykket uden at holde god kontrol med, hvordan dine indtægter flyder. En del af denne proces genererer tilstrækkelige indtægter til at være rentable og opretholde en tynd kontrol over dine omkostninger. På et endnu mere grundlæggende niveau betyder det at kontrollere, hvem der har adgang til virksomhedens bankkonti og under hvilke betingelser.
Tips
-
En kontoindehaver er den person, der accepterer juridisk ansvar for at håndtere kontoen.
Konto Indehaver i en Eneret
Hvis du opererer som eneselskab, er det nemt at administrere din bankkonto. Du vil være kontohaveren, ligesom du ville, hvis det var din egen personlige konto. Du sætter det op på samme måde med din personlige identifikation og socialsikringsnummer.
Du vil også give to ekstra forretningsspecifikke oplysninger: Din medarbejderidentifikationsnummer fra IRS - du har brug for det, hvis du har medarbejdere eller planlægger at få dem - og i givet fald det fiktive navn, som du driver forretning med. Dit navn er på kontoen, så du er kontohaver ved juridisk definition.
Hold dem adskilt
Når din virksomhed består af bare dig, kan du blive fristet til at springe over hele processen med at oprette en separat konto for virksomheden og bare bruge et af dine personlige konti til begge formål. Det er du ikke kan ikke gør det eller de andre mennesker gør ikke gør det, men det er en rigtig dårlig ide.
Både dig og din revisor finder det svært at adskille dine forretnings- og personlige transaktioner, og det vil gøre en masse ekstra arbejde for dig ved årets udgang og på skatte tid. Det er ikke bæredygtigt, hvis du planlægger at vokse din virksomhed, så det er klogere at bare gøre tingene rigtigt fra starten.
Giver nogen anden adgang
I de fleste virksomheder vil der komme en tid, hvor du er for travl til at gøre alt selv. På det tidspunkt skal du give en anden adgang til bankkontiene, så de kan håndtere mindst rutinemæssige transaktioner og betalinger for dig. Disse mennesker vil ikke være kontoindehavere som du er, men du overdrager dem en vis grad af myndighed til at banke på dine vegne.
I større virksomheder kan de personer du vælger være ledere eller nøglemedlemmer i dit regnskabsteam. I et lille firma kan det være lige så enkelt som at give din eneste medarbejder underskrivende myndighed. Din bank registrerer deres personlige identifikations- og socialsikringsnumre ligesom om de var kontoindehavere.
Kontohavere i partnerskaber
Oprettelse af bankkonti i et partnerskab er en forholdsvis ensartet proces. Hver partner giver personlig identifikation samt firmaets medarbejderidentifikationsnummer og dets fiktive navn. I dette tilfælde skal du også levere en kopi af partnerskabsaftalen og registreringsbeviset, hvis det er et begrænset partnerskab.
Enhver partner med mere end 25 procent ejerandel og den væsentlige controller, der har det primære ansvar for at drive forretningen, skal give yderligere oplysninger. I nogle tilfælde, som f.eks. En gruppe læger, der i fællesskab driver en klinik, kan hver partner have en separat primærkonto, men delt adgang til et sekundært kontonummer til deres kollektive operationer.
Adgang til konto i andre forretningsstrukturer
Større indbyggede virksomheder opretter bankkonti på samme måde, med den betydelige controller og enhver, der ejer en andel på 25 procent eller derover, som giver banken yderligere personlige oplysninger.
I disse tilfælde kan virksomheden også give banken en driftsaftale, der forklarer, hvem der er ansvarlig for selskabets ledelse og et dokument kaldet en bankopløsning, der forklarer, hvilke personer der har beføjelse til at oprette konti og tjenester hos banken og under hvilke betingelser. Jo større firmaet er, desto mere sandsynligt er det, at den daglige bank- og checkskrivning udføres af relativt lavtstående ledere eller regnskabspersonale i modsætning til ejerne eller øverste ledelse.
Etablering af kontroller
Det er vigtigt at have kontrol over brugen af dine bankkonti og især over kontrol og betalingsautoritet. Dette kan være så simpelt som at holde selskabets fysiske kontrol under lås og nøgle og begrænse nøglerne til et par betroede personer. I større virksomheder er det ikke praktisk, men du kan vælge at oprette din regnskabssoftware, så kun bestemte personer kan udskrive checks. En anden fælles kontrol er at kræve en anden autoriseret signatur på checks over et givet dollarbeløb, hvilket reducerer risikoen for bedrageri eller for bedrageri.
