Procedurhåndbøger giver vejledninger og anvisninger til den daglige drift af en virksomhed. Procedurer manualer er afgørende for at sikre konsistens og kvalitet i produkter og tjenester. Hver forretningsinteresse fra den eneste iværksætter til små virksomheder eller store virksomheder bør have en procedurhåndbog for hver medarbejder som led i den skriftlige jobbeskrivelse. Procedurhåndbøger giver også et skriftligt svar på uforudsete eller løsninger på fælles problemer. Løsningerne sikrer, at fælles problemer hver gang har samme svar.
Løsninger og specifikke instruktioner
Procedurhåndbøger, der vedrører et ansattes krav til ydeevne, sikrer, at hvis og hvornår en ny ansat er ansat, vil jobpræstationen være nøjagtig den samme. Når medarbejderne er fraværende på grund af sygdom eller ferie, vil den medarbejder, der overtager stillingen, kunne udføre i overensstemmelse med politikken ved at anvende procedurhåndbogen.
Hurtigreference
Procedurer manualer giver en hurtig reference, når der er et spørgsmål eller et problem. Udviklingen af en procedurhåndbog for hver bemandede stilling, produkt eller tjenesteydelse giver den nødvendige konsistens og erstatter ordet, som er konsekvent upålideligt. Revisioner til procedurhåndbogen udføres generelt hver gang en ny stilling, produkt eller service introduceres til organisationen. Hver håndbog indeholder en indholdsfortegnelse, en ordliste med vilkår og kopier af formularer, der bruges til udførelsen af en opgave.
Oprettelse af en procedurehåndbog
Uden dokumenterede løsninger, instruktioner og anvisninger ville der ikke være nogen ensartethed i erhvervslivet. Den bedste præsentation for en procedurhåndbog er et bindemiddel, normalt en med tre ringe. Procedurer manualer har tendens til at indeholde mindst 100 sider. Illustrationer til manualen kan oprettes med et digitalkamera. Erhvervschefer bestemmer de oplysninger, der skal indgå i procedurhåndbogen, ved at udvikle en disposition og anmode om input fra hver person i den afdeling, som procedurhåndbogen vil påvirke. Medarbejdere i specifikke afdelinger har kendskab til problemer og problemer, der ofte opstår i den afdeling.
Ekspertråd
Ledere, der opretter en procedurehåndbog, søger også vejledning fra eksperter, der har dokumenteret track record, der leverer løsninger og udvikler procedurer og politikker. Et team af fagfolk, hver med en specifik opgave, dokumenterer skriftligt en virksomheds organisationens politikker og procedurer for manualen. Hver procedure i procedurhåndbogen skal behandles, før den er inkluderet i procedurhåndbogen. Ved at arbejde gennem hver procedure får holdet mulighed for at se, hvor effektiv den foreslåede løsning vil være.
Grafik i en procedurehåndbog
Billeder er inkluderet i procedurer manualer, især hvis flere trin er nødvendige for at udføre en opgave. Folk reagerer ofte bedre på skriftlige vejledninger eller retninger, der støttes af billeder eller illustrationer.
