Hvis du vil have noget gjort rigtigt, skal du skrive en god standard driftsprocedure eller SOP. En velskrevet standard driftshåndbog hjælper virksomheder med at køre effektivt og konsekvent ved at fortælle medarbejderne, hvor vigtige procedurer skal udføres korrekt. Vedligeholdelse af kvalitet og konsistens gennem nemme at forstå trinvise instruktioner kan også give fordele som øget produktivitet, eliminering af affald og nedsættelse af arbejdspladsskader. En SOP manual kan hjælpe virksomheder med at overholde regler og forbedre træning for medarbejdere også.
Trin 1: Vælg dine SOP'er
Identificer procedurer, der skal standardiseres, f.eks. Montering af dele til et produkt eller håndtering af kundens klage. Fokusér hver SOP på en enkelt aktivitet. Skriv kun om procedurer, som du ved, hvordan du gør det korrekt. Eller find nogen, der er kvalificeret, så de kan vise dig, hvordan man gør procedurerne. Kompilér alle de oplysninger, der skal bruges.
Trin 2: Forbered dig på at skrive
Giv hver SOP en meningsfuld titel, som f.eks. "Sådan samler du dit produkt" eller "Sådan håndteres en kundeklager". Inkluder SOP-numre eller -kategorier, hvis det er nødvendigt, f.eks. "SOP - Produktion - Assembly" eller "SOP - Kundeservice - Håndteringsklager. "Dette vil give dig mulighed for at gruppere relaterede procedurer for medarbejdere. Tegn røde rutediagrammer for processer for at bekræfte, at du har alle de oplysninger, og at den er i den rigtige rækkefølge. Fokus på den medarbejder, der vil udføre proceduren, når du forbereder din tilgang.
Trin 3: Standardiser sektioner
Skitsere dine SOP'er. Hver SOP bør have følgende afsnit:
- Header
- Formål
- Anvendelsesområde
- Referencer
- Definitioner
- ansvar
- Procedure
- Bilag
- Revisionshistorik
- Godkendelse Underskrifter
Trin 4: Detailprocedurer Trin for trin
Bryd hver procedure trin for trin i den rækkefølge, de skal udføres. Start med de store trin, f.eks. "Få delene til produktet" eller "Besvar telefonen." Sæt dem derefter i mindre trin, som "Bekræft, at hver del er korrekt" eller "Introducer dig selv og tak kunden for at ringe. ”
Trin 5: Skriv hver SOP
Skriv blot. Brug små ord og korte sætninger. Sæt hovedideen først. Følg op med detaljer. Brug handlingsord og en aktiv stemme. Undgå tvetydighed og forvirring. Brug ikke forkortelser, akronymer eller jargon.
Trin 6: Formater SOP'er konsistent
Hver SOP skal skrives i samme skrifttype og skriftstørrelse. Bryd lange stykker i korte. Brug punktpoint i stedet for lange sætninger. Tilføj visuelle hjælpemidler som flowcharts. Fremhæv vigtige oplysninger, f.eks. Ved at bruge boldtype eller kursiv.
Trin 7: Vurder effektiviteten af hver SOP
Kontroller SOP'er for læsbarhed, læsbarhed og forståelighed.
- Læselighed: Er typen stor nok og let at læse?
- Læsbarhed: Er vejledningen enkel? Eller har protokollerne overvejende komplekse begreber og stumme ord?
- Forståelighed: Lærer en læser, hvad de behøver at vide for at gøre proceduren korrekt?
Trin 8: Gennemgå, revidere og godkende
Har medarbejdere, der udfører procedurerne, gennemgå SOP'erne for at bekræfte, at de forstår alt. Spørg medarbejdere, der ikke er bekendt med procedurerne for at læse SOP'erne. En læseren behøver ikke at gøre proceduren for at vide, hvordan det er gjort. Få hvert sæt af ændringer gennemgået af de samme læsere, indtil de er acceptable. Ledere, der vil være ansvarlige for at sikre, at SOP'erne følges, skal underskrive dem, inden de frigives.
I erhvervslivet arbejder ensartede systemer. Oprettelse af en standard driftshåndbog sikrer, at hver medarbejder følger hvert trin i et system på samme måde hver gang.
