Det er vigtigt at skrive en data-rapport, der effektivt vil kommunikere emnet til travle ledere, der kun har få minutter til at gennemgå din rapport. En af de vigtigste ting at medtage er en visuel repræsentation af de vigtigste data, såsom diagrammer og grafer. Du bør også holde sproget kort og fri for jargon.
Oversigt over at skrive en god analytisk rapport
Det første skridt er at skitsere rapporten i henhold til de retningslinjer, du skal følge. Hvert firma har typisk sit eget format til at skrive rapporter, og du er forpligtet til at følge dit eget format. Denne disposition vil dybest set give dig en køreplan for at følge med, når du skriver rapporten og forhåbentlig hjælper dig med at håndtere enhver forfatterblok, der kan opstå senere i køen. Du skal udarbejde din rapport for at forklare og analysere alle data og konklusionerne i et letlæseligt format. Hvis din rapport er lang, skal du muligvis også indeholde en indholdsfortegnelse.
Overvej det visuelle aspekt
Data i sig selv kan være abstrakt og vanskeligt at sætte ind i sammenhæng. Så du bør være generøs i din brug af diagrammer, grafer og tabeller for at illustrere resultaterne af din analyse. Hvor det er nødvendigt, kan du medtage referencer i teksten for at forklare vigtig grafik. Din læser skal kunne vide, hvad der er vigtigst for hver grafik, og så skal du fremhæve det, i stedet for blot at beskrive hvad der allerede kan ses. Sørg også for, at dine tekstreferencer er tæt på den grafik, de refererer til, så dine læsere kan skabe forbindelsen mellem de to.
Lav et groft udkast
Når du er færdig med et omrids, skal du oprette et groft udkast, der indeholder de vigtigste oplysninger, der er struktureret i henhold til omridset. De tekniske detaljer er ikke vigtige nu; de kan tilføjes senere. Ideen er at inddrage de vigtigste oplysninger først, så læseren vil kunne finde den let, når de modtager din rapport. Husk at mange af dine læsere er optaget. Husk også at være forsigtig med din brug af jargon og undgå det, når det er muligt.
Resumé og abstrakt
Selv om de vises i begyndelsen af din rapport, er det resumé og abstrakt de sidste aspekter, du vil skrive. Begge afsnit er et resumé af rapporten, der viser de vigtige konklusioner af rapporten. Derfor skriver du dem sidst.
Sammendraget har sin egen betydning i en dataanalyserapport. Årsagen til, at det hedder et resumé er, at det er et resumé for virksomhedens ledere. Disse er formodentlig travle mennesker, der ikke har tid til at læse hele rapporten, går over alle de finere detaljer. Derfor bør du så meget som muligt prøve at indfange de væsentligste punkter i rapporten i resuméet, som formålet, de store datapunkter og konklusionen. Vær så kortfattet som muligt og kun medtag de vigtigste punkter. Hvis lederne straks kan forstå hvad rapporten drejer sig om, bare ved at læse resuméet, så har du gjort dit job.
Lav revisioner
Gennemgå din dataanalyse så mange gange som du har brug for, så sørg for at organisere oplysningerne på en logisk sammenhængende måde. Undgå klare, kedelige afsnit og brug hvidt rum til at gøre rapporten æstetisk tiltalende. Nuværende tabulerede oplysninger som diagrammer. Og endelig undgå at bruge passiv stemme hele vejen igennem.
