Selvom skriftlig kommunikation har flere indlysende fordele i forhold til oral kommunikation, som entydighed i mening, nem replikation og permanentitet, skriftlig kommunikation er ikke altid det bedste valg til erhvervslivet, akademisk eller personlig kommunikation. At forstå ulemperne ved skriftlig kommunikation stiller dig til at bestemme den bedste kommunikationsmåde til enhver situation.
upersonlighed
Skriftlig kommunikation er mindre personlig end oral kommunikation, hvilket gør den mindre ideel til følelsesmæssige budskaber. For eksempel føler de fleste, at vigtige nyheder, som at blive fyret, at få en forfremmelse, afslutte et forhold eller at foreslå ægteskab, skal meddeles personligt. Kommunikation via skrift eller e-mail er også mindre effektiv end individuel kommunikation ved opbygning af personlige relationer.
Mulighed for fejlkommunikation
Skriftlig kommunikation omfatter ikke nuancer af tone- eller ansigtsudtryk, hvilket gør kommunikationen mere sandsynlig. Humor og sarkasme er særligt vanskelige at formidle i skriftlig kommunikation og kan opfattes som fornærmelser. Dette tvinger folk til at skrive i en mere formel, seriøs tone, der bidrager til den upersonlige karakter af skriftlig kommunikation.
Manglende øjeblikkelig tilbagemelding
Mundtlig kommunikation genererer normalt øjeblikkelig verbal og ikke-verbal feedback, som ofte informerer højttalerens næste bemærkninger. Skriftlig kommunikation mangler dette vigtige element, og selv med nogle former for digital kommunikation som teksting eller onlinemeddelelser mangler de skriftlige svar mundtlig kommunikationens spontanitet. Skriftlig kommunikation kan ikke straks tilpasses for at imødekomme et publikums behov, afklare et spørgsmål eller reagere på en genbekræftelse. Desuden kan forfatteren muligvis ikke finde ud af om det er i tide at rette fejlen, hvis der opstår fejlkommunikation.
Omkostninger, materialer og opbevaring
Skriftlig kommunikation tager ofte længere tid end mundtlig kommunikation, så det kan være dyrere for virksomhederne. Derudover kræver hårde kopier af skriftlig kommunikation printere, blæk og papir og optager også opbevaringsplads.I mange tilfælde skal elektronisk kommunikation også opbevares, selv om omkostningerne ved sådan opbevaring med hensyn til plads og omkostninger er langt mindre end for opbevaring af harddisk. Uanset om hard copy eller elektronisk, lagret materiale kan utilsigtet gå tabt eller ødelagt.
Ansvar
Den permanente skriftlige kommunikation kan skabe et ansvarsproblem. For eksempel, mens talte bemærkninger let kan glemmes, kan e-mails, notater og andre dokumenter bruges som bevismateriale i retten, selv år efter at de blev skrevet. Desuden gør den nemme replikering af skriftlig kommunikation det mere risikabelt; mens en talt off-color joke kan fornærme et par personer, for eksempel kan en upassende email straks videresendes til tusindvis af modtagere.
