Sådan ændres en standard driftsprocedure. Ændringer i standard operationelle procedurer (SOP'er) følger en bestemt metode, som en virksomheds afdeling for kvalitet og regulerende anliggender etablerer. Start med at dokumentere ønskede ændringer til en SOP, så snart relevant personale overvejer revisionen. Hold en liste over samtaler vedrørende disse ændringer efter dato og deltagere. Indtast derefter denne post som en del af din oprindelige anmodning om at ændre en SOP.
Identificer skriftligt behovet for en ændring til SOP. Videresend dette dokument til tilsynsføreren for den afdeling, som ændringen påvirker, og til dokumentkontrolafdelingen.
Udfyld et ændringsanmodningsformular. Beslut om, hvorvidt den ønskede ændring er administrativ eller administrativ. Administrative ændringer søger at revidere en proces, som virksomheden følger. Klare ændringer søger at revidere den eksisterende SOP's stavning, grammatik, format og klarhed.
Anmod om et ændringsautorisationsnummer fra dokumentkontrolafdelingen. Skriv dette nummer på forsiden af ændringsanmodningsformularen.
Forbered en forklaring på den ønskede ændring. Hvis det er muligt, skal du kopiere den eksisterende SOP og lave røde linjevirkninger, der viser de ønskede ændringer. Sign og dato ændringsanmodningsformularen. Indsend det til dokumentkontrolafdelingen.
Videresende en kopi af ændringsanmodningsskemaet til medarbejderafdelingen. Forklar, om afdelingen skal træne medarbejdere på grund af den ønskede ændring og hvilke medarbejdere ændringen påvirker. Kræv menneskelige ressourcer til at dokumentere træningen efter dato, medarbejdere, træner og emne.
Indsend uddannelse færdiggørelse data til dokument kontrol afdeling. Anmod om, at de tilføjer det til den oprindelige anmodning om ændringer.
Distribuere den godkendte ændringsanmodningsformular til alle medarbejdere i virksomheden. Identificer formularen ved hjælp af kontrolgodkendelsesnummer. Fortæl medarbejderne hvordan man får adgang til formularen.
