Sådan skrives en standard driftsprocedure. En standard driftsprocedure, eller en "SOP", er et dokument, der indeholder instruktioner om, hvordan du udfører en opgave. Det sikrer, at rutinearbejde udføres sikkert og i overensstemmelse med gældende regler. Du kan skrive en autoriseret standard operativprocedure ved at følge disse trin.
Spørg medarbejdere ved hjælp af SOP for deres input om, hvordan jobbet skal udføres. Forvent dokumentet at gennemgå flere udkast, inden en endelig kan genereres. Få medarbejderne selv til at gennemgå udkastet til yderligere forslag.
Klargør et første udkast. Dette udkast skal kortlægge alle nødvendige trin i proceduren. Bestem om nogen store trin kan opdeles i mindre trin. Opret et simpelt rutediagram for at tjene som et værdifuldt første udkast.
Skriv den første side, herunder en kort introduktion, der giver et overblik over hele jobbet. På denne måde skal medarbejdere, som normalt læser og udfører et trin ad gangen, forklare jobbet fra start til slut, før de begynder.
Forbered et overskrift på første side. Det skal indeholde firmanavnet og forretningsenhedslogoet, dokumentets titel, oprettelsesdato og det specifikke dokumentnummer som tildelt af dokumentkontrolpersonale. Inkluder også et problemnummer genereret af ændringskontrol.
Opret en tabel direkte under overskriften "Ændringshistorik og godkendelser". Inkluder kolonner for udstedelsesdatoen for SOP, beskrivelse af ændringer og underskrifter for SOP originator, afdelingsleder og Quality Control manager. Beskrivelsen af ændringer kort skal opsummere eventuelle revisioner foretaget til SOP siden oprettelsen. Hver revision skal underskrives af initiativtageren.
Start den anden side med formålet med SOP. Medtag dets omfang, indholdet af dokumentet, definitioner af udtryk eller forkortelser, der anvendes i SOP, ansvarsområder for personale involveret i proceduren og referencer til dokumenter, som SOP påberåber, såsom handelsstandarder.
Afslut SOP ved at beskrive proceduren i korte trin. Brug simpelt sprog og undgå at beskrive flere trin i samme sætning. Når opgaven er blevet detaljeret, dato dokumentet og få det underskrevet af det relevante reguleringspersonale. Send SOP'en til dokumentkontrolafdelingen og den ansvarlige leder for gennemførelsen af proceduren.
