Samlingsaktiviteter udgør en ubehagelig bag-scenes nødvendighed, når nogen skylder penge til dig eller din virksomhed og virker uvillige til at betale. Snarere end at engagere dig i et tidskrævende og frugtløst spil telefonmærke med en person, der har al mulig grund til at undgå dine opkald, skriv et forretningsmæssigt grundigt brev som en konkret påmindelse om gælden. E-mail-meddelelser kan tage mindre tid og forberedelse end blæk på papir, men det faktum at du gør en indsats for at kommunikere via posten understreger din oprigtige og seriøse hensigt om at sikre betaling.
Elementer du skal bruge
-
brevpapir
-
Kopi af faktura
Opret dit brev på det officielle brevpapir til den virksomhed eller organisation, som den langsomme remitter skylder betalingen til. Hvis der ikke findes et sådant brevpapir, skal du åbne brevet med din eller din organisations navn og adresse. Følg disse oplysninger med det fulde navn og adresse på den person eller enhed, der skylder dig betaling. Angiv betalingsmodtagerens kontonummer og faktura eller transaktionsnummer før hilsen, der identificerer modtageren.
Brug en formel personlig hilsen. Adress modtageren som "Kære Ms Jones" eller "Kære Mr. Smith." Start med "til hvem det kan bekymre sig" hvis du ikke har fuld kontaktinformation for en person.
Opretholde en professionel, hjertelig og optimistisk tone, selvom du føler dig dyb fornemmelse af frustration. Fokuser din prosa på ideen om, at betalingsmodtageren har overset din faktura og simpelthen har brug for en påmindelse om at foretage passende pengeoverførsel.
Angiv gældens størrelse og art, herunder alle detaljer om det køb eller den service, som den betaler. Inkluder transaktions- og leveringsdatoer samt andre identificerende oplysninger.
Stav det, du forventer af remitteren, herunder hvor hurtigt du forventer betaling. Afklare eventuelle sanktioner, herunder renter eller sene afgifter, der allerede gør eller vil gælde.
Giv dine kontaktoplysninger, så remitteren kan nå dig for at afklare situationen eller anmode om en betalingsudvidelse. Angiv dit direkte telefonnummer og e-mail-adresse, selvom de vises på brevpapiret selv. Tæt med din tak for remitterens hurtige opmærksomhed og en bekræftelse af den værdi, du placerer på din arbejds- eller forretningsforbindelse.
Tips
-
Det gamle ordsprog, at "du vil fange flere fluer med honning end med eddike" gælder rigeligt for betalingspåmindelser. Medmindre dette brev repræsenterer en endelig efterspørgsel, skal du have plads til udsigten til, at fakturaen gik på afveje, eller hvis remitteren oplevede noget uheld, der forstyrrede hans opmærksomhed på betalingsoplysninger.
Vedlæg en kopi af den relevante faktura eller erklæring. Hvis du medtager en selv adresseret konvolut til remittering, skal du nævne det i dit brev.
Advarsel
Hvis dit brev beskriver specifikke handlinger, du planlægger at tage som en del af en samlingsindsats, herunder småkravssager eller andre foranstaltninger, være rede til at følge med de foranstaltninger, du beskriver.
