At sende takkort til donorer er vigtigt, da det gør donor føler sig individuelt anerkendt og øger chancerne, som personen vil donere igen. Send disse ud meget kort efter, at du har modtaget donationen, ikke mere end to dage efter. Denne hurtige levering viser, hvor effektiv din organisation er, og også hvor meget du vil fortælle giverens tak.
Tone
Brug en personlig, men professionel tone, når du skriver brevet. Du vil ikke have donoren til at føle, at det er et brev fra regeringen, stiv og upersonlig, men du vil ikke have ham til at føle, at han bare gav en donation til et firma, der ikke er professionelt. Skriv i en tone, der ligner den måde, du ville tale med din chef på den første arbejdsdag, personlig men professionel.
Format
Bogstavets format svarer til formatet for et forretningsbrev. Hvert nyt afsnit går på en ny linje, og en linje springes over i mellem. Ingen indrykninger anvendes. Start med datoen, derefter donorens adresse på en anden linje, så din hilsen og meddelelsen. Du kan bruge det samme brev til hver donor, men gør det personligt ved at ændre navnet på donoren i hvert brev, så hun føler, at det var skrevet til hende, ikke som om hun blev sendt en masse-mail-out.
Indhold
Hver organisation vælger deres indhold anderledes. Nogle kan lide at snakke om, hvor mange penge der er rejst op, mens andre føler at det er bragging. En måde at komme rundt på er at sige, at din organisation mødte sit fundraisingmål til gavn, og hvis det blev overskredet eller ej. En kort oversigt over, hvor pengene går, er en anden mulighed for at inkludere i indholdet. Også snakkes kort om, hvordan fordelen gik samlet. Hold det kort.Et kort stykke takker donoren og en anden fortæller, hvordan fundraiser gik, og hvordan midlerne tildeles er alt, hvad der er nødvendigt.
Layout
Layoutet til takkortet skal være enkelt. Udsmykkede kort med klokker og fløjter kan gøre donoren spekulerer på, hvor hans donation virkelig går. Hvis du kan bruge illustrationer fra din organisation, skal du sætte det på forsiden af kortet med en simpel tak og meddelelsen indeni. Et eksempel på denne slags kunstværk er, hvis din organisation arbejder med børn, så sæt et billede af en af deres tegninger på forsiden af kortet.
