Organisering af et advokatkontor er en god måde for advokater, juridiske sekretærer og juridiske assistenter til at støtte advokater. I små advokatkontorer kan advokater endda selv organisere sig. De fleste advokatkontorer har et centralt arkiveringssystem, og sagerne kontrolleres kun til advokater, når det er nødvendigt for sagsbehandling. Fordi advokater bruger deres tidsmøde med klienter, deltager i retssager, tager deponeringer og udfører andre tilfælde arbejde, afhænger de af kontororganisationen at finde papirarbejde, når det er nødvendigt.
Prospektive sager
Hver advokat i advokatkontoret har brug for et system til sporing af oplysninger vedrørende potentielle sager.Jim Wirken, advokat i civilsamfundet og bestyrelsesformand for Wirken Law Group i Kansas City anbefaler at bruge en formular, der hedder en prospektiv nyhedsrapport. Denne standardformular hjælper en advokatspor en potentiel kundes oplysninger, holder notater om samtaler vedrørende sagen og registrerer tidsmæssig rådgivning i sagen. Hvis en sags fil åbnes senere, kan en advokat eller supportperson bruge denne formular til at oprette en papirfil og en ny fil i et case management-databasesystem.
Fil Organisation
Filorganisation er nøglen til at organisere et advokatkontor. Denne proces er vigtig for at organisere sagsfiler og til at organisere regnskabsposter. Filorganisation hjælper også et advokatkontor til at begrænse klientens opfattelser af fejlbehandling og lette klientretention. For papirfiler skal et advokatkontor udvikle et system til organisering af hver filmappe. For eksempel skal i hver sektion af en fil den samme type dokumenter placeres hver gang. I hvert afsnit kan dokumenterne have brug for farvede faner (med numre eller datoer) for at angive, hvor hvert dokument begynder og slutter. Papirer skal indleveres i kronologisk rækkefølge, enten med det seneste dokument øverst eller bag på hver sektion.
Et advokatfirma kan udvikle en filmappe guide og give det til alle medarbejdere. Nye arkivklienter kan have brug for træning for at forstå filguiden. Advokater og juridisk supportpersonale bør stole på de professionelle arkiveringspersonale for de fleste arkiveringsopgaver.
Elektronisk datalagring
En organisation kan også bruge et case management databasesystem til at spore sager og regnskabsoplysninger. Nogle databasestyringssystemer omfatter evnen til at vedhæfte faxer, elektroniske dokumenter og scannede dokumenter til sagsfiler i den elektroniske database. Nogle databasesystemer er især nyttige til ikke-rutinemæssige opgaver, f.eks. At kontrollere, om en advokat har en interessekonflikt i at repræsentere en klient (hvilket kan føre til en etisk overtrædelse).
Medarbejdere og advokater bør have uddannelse i, hvordan man bruger dette databasehåndteringssystem til elektronisk opbevaring af information. Et advokatkontor kan ønske at begrænse profiler for brugere, som kan indsætte eller slette poster for at undgå at miste vigtige klientoplysninger.
