Flere situationer kan opfordre dig til at skrive et certifikat, som f.eks. At verificere en arbejdstagers ansættelse eller en elevs afslutning af et kursus. Certifikat bogstaver er grundlæggende bogstaver af bekræftelse, og ideelt set bør være direkte og koncist. Hvis du skal udfærdige et certificeringsbrev til ethvert formål, skal du bruge et standard business letter format og være så specifik som muligt. Fordi denne type brev kan bruges som en officiel rekord, er det vigtigt, at oplysningerne er eksplicitte og sproget klart.
Skriv brevet på brevpapir med dit professionelle brevpapir. Hvis du ikke har en, skal du oprette et overskrift øverst i dokumentet, der indeholder dit navn, adresse, telefonnummer og professionel e-mail-adresse.
Dobbeltrum og indtast den aktuelle dato. Dobbeltplads igen og indtast navnet på modtageren og hans jobtitel, firmaets navn og firmaets adresse.
Åbn med en formel hilsen og adresser modtageren ved navn med det relevante præfiks. For eksempel "Kære Mr. Jones."
Skriv en emnelinje og en kort overskrift, der angiver, hvad brevet er i reference til. For eksempel: "Emne: Erklæring om beskæftigelse for Mary Charleston."
Indtast et indledende afsnit og forklar præcis, hvad du certificerer. Hvis sagen indebærer navne på enkeltpersoner eller virksomheder og datoer, skal du medtage dem her. For eksempel: "Dette er at bekræfte, at Mary Charleston var ansat af Roberts Bank fra 3. november 2008 til 4. marts 2010."
Skriv et andet afsnit og redegør for, hvilken myndighed du skriver brevet til; med andre ord, hvorfor opfordres personen til at bekræfte anmodningen. I det foregående eksempel kan afsenderen være fru Charleston's chef hos Roberts Bank.
Tak modtageren for sin tid og afslut med en formel lukning, f.eks. "Med venlig hilsen." Dobbelt plads to gange og indtast dit navn. Udskriv brevet og underskriv dit navn over dit indtastede navn.
