Arkiveringssystemer har udviklet sig gennem årene fra arkivering af papirarbejde i kasser til sofistikerede softwareprogrammer, der gemmer filer elektronisk ude af syne. Selv om du kan vælge en sort i dag, deler alle arkiveringssystemer ét hovedmål: effektiv arkivstyring. Med forskellige arkiveringssystemer, er det vigtigt at overveje hver enkelt egenskabs egenskaber for at vælge den mest hensigtsmæssige. De mest almindelige arkiveringssystemer er nemme at implementere og giver mulighed for effektiv filhåndtering.
Alfabetisk arkivering
Alfabetisk arkivering er det mest almindelige arkiveringssystem for mindre end 5.000 poster. Arkivering i alfabetisk rækkefølge er et system, hvor du arrangerer filer efter navne på enkeltpersoner, virksomheder, institutioner, agenturer, emner, emner eller geografiske placeringer i henhold til ordbogsordre. Dette system er effektivt til klient- eller kundenavnefiler. Hvis du arkiverer emner, skal du bruge et relativ indeks. Indekset er en liste i alfabetisk rækkefølge af de emne navne, der er valgt til at repræsentere hvert emne. Henvis til det relative indeks for at finde ud af, hvilket emne navn du skal arkivere posten under.
Numerisk arkivering
Ved opsætning af et numerisk arkiveringssystem skal du arrangere filer i rækkefølge med numrene direkte fra posten eller et tildelt nummer. De fleste systemer bruger et indeks til at hente filerne. Et numerisk arkiveringssystem øger produktiviteten på grund af øget arkiveringstid og lokalisering af en fil.Det giver også nøjagtig identifikation og giver mulighed for større fortrolighed. Det er i stand til uendelige udvidelser, og du kan bruge den til mere end 5000 poster, i modsætning til alfabetiske arkiveringssystemer.
Alpha-nummereret arkivering
Alfanumerisk arkivering bruger en kombination af navne og numre. Du bruger normalt denne type arkiveringssystem med fagnavne og numre. Arranger filer efter alfabetiske opdelinger eller emneoverskrift, derefter efter nummerkategori. Det er nødvendigt at bruge et relativ indeks for alfanumeriske filer. Indekset viser de nummerkoder, der er tildelt hver alfabetiske division.
Papirløse arkiveringssystemer
Papirløse arkiveringssystemer bliver almindelige for mange virksomheder og boliger. Det løser behovet for fysisk lagerplads og problemet med tabt eller fejlplaceret information. Et papirløst arkiveringssystem giver mulighed for delt adgang på tværs af flere afdelinger. Selvom delt adgang giver on-demand adgang til optegnelser, kan du indstille brugerrettigheder til enten at se, redigere, oprette eller slette filer for at kontrollere adgangen. Typer af papirløse arkiveringssystemer omfatter enkle softwareprogrammer, dokumentservere og dokumenthåndteringssystemer.
