Kaizen er en japansk forretningsfilosofi, der drejer sig om begrebet løbende forbedring, den overvågede fremgang i en organisation med hensyn til et forudindstillet mål. Mens nogle kaizen-udøvere som Masaaki Imai har præsenteret specifikke måder, hvorpå denne filosofi er blevet anvendt, er der ingen trin-for-trin metode, der forklarer, hvordan man gennemfører kaizen-møde. I stedet lægges vægt på kaizen-metoden på at genskabe værdien af fælles principper - samarbejde, fleksibilitet, tilpasningsevne, indsats og kvalitet. Det er gennem processen med denne kollektive bekræftelse, at magert produktion kan opnås.
Bestem formålet med mødet. I kaizen er møder enten til projektplanlægning, som omfatter målindstilling og opgavefordeling eller projektanmeldelse, hvor holdmedlemmer rapporterer succes og vanskeligheder for holdet.
Inviter hele holdet til mødet. Undlad at udelade periferipersonale fra at deltage deres inddragelse hjælper med at holde alle dine kolleger i løkken.
Invitere projektledere fra relaterede projekter til at deltage i dit møde for at skabe en følelse af horisontal integration og samfund i virksomheden.
Velkommen deltagere til mødet. Angiv navneskilt og sædeopgaver efter behov. Sørg for at booke et mødested, der maksimerer ansigt til ansigt interaktion. For en lille gruppe er et runde eller ovalt bord bedst.
Indsend mødet mål på en fremtrædende placering. Læs målene til gruppen og svar på korte spørgsmål, der er nødvendige for at præcisere.
Bed om input fra gruppen om målet. For eksempel var et ugentligt mål opfyldt eller overskredet? Giv flere deltagere mulighed for at give deres input ideer kan deles via et hænder, mundtlige kommentarer, skriftlige udtalelser eller et fælles brainstormingskort.
Saml indgangen og gentag den til gruppen. Undlad at udelade negative kommentarer eller overemphasize den positive. Negative kommentarer kan afsløre, idet der tages hensyn til de områder, der kræver forbedring.
Indstil eller bekræft kortfristede mål. Skriv ned opgaver og undermål på notatkort. Giv hver deltager et notatkort, der informerer hver enkelt af hans eller hendes personlige mål og opgaver.
Reagere på eventuelle langvarige bekymringer eller spørgsmål.
Tips
-
Styr mødet diskussionen, så alle bekymringer tages op, selvom dit perspektiv som projektleder gør det svært at se disse bekymrings gyldighed.
Der er fire hovedfaser i en kaizen-proces: opfattelse, idéudvikling, beslutningstagning og implementering. Møder kan forekomme hos og mellem nogen af disse sætninger og kan skræddersyes til nogen af disse processer. For eksempel kan et møde i starten af et projekt fokusere på at gennemgå de eksisterende problemer og observere virkningerne af virksomhedskulturen.
