Bogholderpligter til dagpleje er ikke helt anderledes end bogholderens for enhver anden servicebaseret virksomhed, men ansvaret er betydeligt større. Da daycares er forpligtet til at give de samlede årlige kvitteringer til børnenes forældre til skattemæssige formål, skal der lægges større vægt på at registrere transaktioner nøjagtigt.
Skatterelaterede forpligtelser
På grund af den daglige omsorgs unikke karakter, især med forældre, der fratrækker det beløb, de betaler for børnepasning fra deres skat i slutningen af året, skal bogholderen få de beløb, der betales af hver kunde korrekt. Hvis børnepasningen tilbyder før og efter skolepleje, skal der opbevares alle de beløb, der er betalt for den pågældende tjeneste, og kvitteringer sendes.
Lønningsforpligtelser
Ved udfyldelse af lønseddelpapiret bruger børnehaverne bogføringssoftware eller skatteborde fundet på IRS og statens hjemmesider. Bogholderen skal bruge den elektroniske føderale skattebetalerservice og for hver betalingsperiode fuldføre en 941 betaling (dette er for virksomhedens bidrag til social sikring, medicare og føderale tilbageholdelser sammen med medarbejderens bidrag også.) Bogholderen bruger stedet, www.eftps.com og indtaster firmaets EIN og PIN-kode.
Kvartalsvis skal en børnehaver have en formular 941 og sende den til IRS. Formular 941 vil udgøre en total af alle 941 betalinger, der foretages hver lønningsperiode og skal underskrives og sendes i hvert kvartal. Bogholderen skal også foretage de beregnede betalinger fra regnskabssoftware og sende hvert kvartal til den amerikanske arbejdsløshedsskat (FUTA). Ud over disse krav skal bogholderen hvert kvartal også udfylde formularen for statens arbejdsløshedsskat. (SUTA).
Daglige forpligtelser
En bogholder i en børnepasning skal holde styr på alle tilgodehavender for at sikre, at alle kunder betaler i tide og alle konti til gældsforpligtelser for at sikre, at bygningen, forsyningsselskaberne og andre månedlige regninger bliver betalt til tiden. Hver måned skal bank- og kreditkortkonti afstemmes ved at sammenligne bank- og kreditkortopgørelser med bogføringssoftwaren og sikre, at bank- / kreditkortopgørelserne er i overensstemmelse med regnskabssoftwaren.
Annullerede checks, kopier af fakturaer fra leverandører og kvitteringer fra udgifter indgives hver uge for at sikre, at alle papirer er tilgængelige til inspektion og revision.
Lovkrav
Bogholderen gennemfører en analyse af indtægter pr. Barn, idet der tages hensyn til de lovmæssige forhold mellem børn og lærere. Forholdene vil variere i hver stat i henhold til statens lovgivning. Bogholderen skal bruge disse oplysninger til at oprette en plan for at ansætte flere lærere eller køre en omkostningsanalyse pr. Klasseværelse.
Finansielle forpligtelser
Yderligere opgaver omfatter opkrævning af alle checks og kontantbetalinger, registrering af dem som tilgodehavender og udfyldelse af indskudssedlerne til dagplejeren, som skal kontrollere alle beløb, for at levere til banken. Kvitteringer for udbetalinger udskrives og gives til hver kunde månedligt.
Udskrivning af månedlige finansielle rapporter, herunder resultatopgørelsen, balancen og en cash flowprognose, opretholdelse af regnskabet for småkassefonden og opbevaring af kvitteringer for at refundere fonden for alle udbetalte udgifter er også generelt en del af jobbet.
