Når et firma, der sælger materialer, ønsker at få en ny kunde til at levere materialer til, opretter virksomheden et forslag. Et forslag er et skriftligt dokument, der indeholder detaljerne i det foreslåede arrangement og angiver de typer materialer, der leveres, hvornår og hvordan de skal leveres, og omkostningerne til materialet og leveringen. Et godt forslag informerer læseren om alle de oplysninger, der er nødvendige for at træffe beslutningen om at acceptere forslaget eller ej. Selvom der ikke er nogen længde for forslaget, skal du forvente, at det varierer fra to til 10 sider eller mere afhængigt af din virksomhed. Dybest set, jo mere komplekse eller varierede dine materialer er, jo længere bør forslaget være.
Lav en overbevisende introduktion
Skriv en introduktion, som er et kort resumé af, hvad forslaget handler om. Det forklarer problemet, den foreslåede løsning og de fordele, læseren modtager ved at acceptere det. For denne type forslag skal virksomheden skrive det forklare, at de produkter og materialer læseren bruger er tilgængelig gennem dette firma. Det skal også angive fordele, som kunden vil modtage, såsom lavere priser og hurtigere levering, hvis han vælger at acceptere forslaget.
Eksempel:
Hver lille virksomhed skal sende mail, nogle gange partier af hundredvis af stykker om dagen. Vores produkter kan hjælpe dig med at sortere og stemple din mail elektronisk, så du kan få dem hurtigere og mere rettidigt. Det kan betyde højere produktivitet og hurtigere fakturahåndteringstid, alt sammen til en meget lav pris for dig.
Vær detaljeret i dit forslag
Fortæl læseren hvad, hvordan, hvornår og hvor meget i forslagets krop. For et materialeforsyningsforslag skal alle detaljer vedrørende materialerne medtages, og det skal angive den nøjagtige type materialer, der skal sælges, leveringsmetoderne og omkostningerne. Læseren skal fuldt ud forstå materialernes omkostninger efter at have læst forslaget. Fortæl læseren, hvor ofte materialerne vil blive leveret, og om kunden skal ombestille, eller om den automatisk ændres.
Eksempel:
I betragtning af størrelsen af din lille virksomhed anbefaler vi en standard mail sorter og postmåler. Der er en engangspris til at købe udstyret, og et månedligt gebyr for at genopfylde porto og blæk. De endelige omkostninger afhænger af den særlige pakke, du køber, som vi kan diskutere om vores opfølgende telefonopkald.
Fremhæv fordelene
Afslut forslaget ved at understrege de fordele, kunden vil modtage ved at acceptere tilbuddet. Det skal være opmuntrende til læseren og skulle vise tillid til det selskab, der foretager forslaget. Forklar produktkvaliteten og medtag alle statistiske oplysninger, der er tilgængelige vedrørende kundetilfredshed. Dette trin i forslaget er det sidste forsøg på at overbevise kunden om at acceptere forslaget, så det er vigtigt at medtage fakta, der hjælper dit firma med at skille sig ud fra andre.
Eksempel:
Vi har været i postvirksomheden i årtier og har fundet ud af, at vores produkter vil spare dig tid og penge for at fokusere på andre aspekter af din virksomhed. Faktisk rapporterer 95 procent af vores kunder en betydelig besparelse i deres mailingomkostninger ved at bruge vores månedlige service. Vi glæder os til at diskutere nogle muligheder med dig.
Lever forslaget
Tilmeld forslaget og levere det til den potentielle kunde. Inkluder eventuelle frister og tilbud om at besvare eventuelle spørgsmål eller bekymringer kunden har. Inkluder et tomt på forslaget om, at kunden underskriver og dato, når forslaget accepteres.
Når en klient har accepteret dit forslag, skal du yde en fremragende løbende kundeservice. Bliv opmærksom på hans behov, da de ændrer sig. Varsel ham om nye forsyninger, du bærer, der kan gavne ham. Vær ærlig og ikke oversell, hvad du ikke kan levere for at udvikle velstående forretningsforbindelser og muligvis få leads.
