At kommunikere en ekstra opgaveopgave via et internt firma memo er en god måde at etablere ansvarlighed på og sørge for, at din medarbejder forstår nye opgaver. Ligesom du gør med et andet forretningsmemo, skal du holde det kort og ligetil ved kun at indeholde så mange oplysninger, som det er nødvendigt for medarbejderen at forstå instruktionerne.
Memo Format
Skriv en klar, beskrivende titel. Hvis du sender memo'et via e-mail, skal du også indtaste titlen i emnefeltet, tag e-mailen med et flag med høj betydning og inkludere en læsekvittering. Selv om du generelt skal følge et typisk memo-format ved at inkludere en header, åbningsopgørelse, opgavesegment og lukning, diskussion og resumé sektioner typisk ikke er nødvendige. I opgavesegmentet skal du bruge en numerisk liste eller punktpunkter til at identificere og fremhæve nye eller yderligere opgaver.
Informationsindhold
Åbnings- og opgavesegmenter er de vigtigste afsnit i denne type memo. Giv den nødvendige baggrundsinformation i åbningsdelen. For eksempel fortæl medarbejderen hvorfor du tildeler yderligere opgaver, og når disse nye opgaver vil begynde. Leveringsdatoer og -tider for eventuelle møder, der kan finde sted, før medarbejderen påtager sig yderligere opgaver. Hvis det er nødvendigt, angiv et kontaktpunkt, som medarbejderen kan henvise til for spørgsmål. Definer hver tillægstold - klart og fuldt ud - i opgavesegmentet. Luk memoet med en kort tak og oprigtigt show af støtte.
