Effektivt formuleret erhvervskommunikation er målrettet, professionel og let forståelig. De tillader modtageren at tage meddelelsen uden at gætte på forfatterens hensigt, gennemføre fejlplacerede ord eller dechiffrere dårligt konstruerede sætninger. Fejlbeskyttede meddelelser er et afslag for både interne og eksterne læsere. Dårlig grammatik er ofte forbundet med uvidenhed om eller tilsidesættelse af etablerede regler, såvel som dovenskab eller farende. Virksomheder bør stræbe efter at skabe tankevækkende, polerede meddelelser, der repræsenterer deres engagement i nøjagtighed og grundighed.
Afsendelse af korrekte meddelelser
Effektivt ordvalg betyder forskellen mellem klar forståelse af meddelelser og forvirring. Setninger, der gør læsere nødt til at genlæse for klarhed, kan markere afslutningen af aktiv læsning, hvilket er kontraproduktivt for målet om forretningsskrivning. Erhvervskrivning handler ikke om at vække læseren med store ord og komplekse sætningskonstruktioner. Det handler om at få et punkt på tværs ved at bruge de mest effektive midler. Tilvejebringelse af koncise, brugbare trin, når undervisning giver lettere frustration og øger læsernes overholdelse. At forlade beskeder åben for fortolkning betyder ofte problemer, da læsere kan oprette deres egne regler eller ignorere forvirrende direktiver helt og holdent.
Etablering af troværdighed
Første indtryk betyder meget. Forestil dig at modtage en annonce for "Peace of Mind Tutoring Service", der læser "Studerings vejledningstjeneste." At tillade utilstrækkeligt korrekturlæsede dokumenter for at undslippe afsluttende inspektioner giver et negativt indtryk. Det ødelægger muligheder for virksomhederne for at vise deres opmærksomhed og pålidelighed, hvilket gør det lettere for opfattende konkurrenter at udnytte disse fejl. Selvom brugsfejl som f.eks. indtastning af "ørkenbuffet" i stedet for "dessertbuffet" kan eluere en stavekontrol, skal træne menneskelige øjne fange disse grammatiske lovovertrædelser.
Intern kommunikation
Medarbejdere ønsker gennemsigtighed og åbenhed fra deres arbejdsgivere. De ønsker de rigtige oplysninger første gang. Afsendelse af masseemails med transpositionsfejl i træningsdatoer eller distribution af håndbøger indeholdende jargon skaber kaos. Det spilder også tid, fordi korrigerende fejl tager væk fra andre forretningsfunktioner. Selv når fejlene nemt kan rettes, er deres virkninger stadig virkelige. Dårlig grammatik inden for intern erhvervskommunikation kan reducere medarbejdernes moral og motivation for at forblive detaljeret orienteret, når du udfører jobopgaver.
Ekstern kommunikation
Kvaliteten af ekstern forretningskommunikation hjælper kunderne med at udforme visninger om virksomheder. Kunder foretrækker at drive forretning med velkendte, professionelle organisationer. Visuelt tiltalende reklamer eller korrekt formaterede breve mister deres gnist, når kunder opdager grammatiske fejl. Mens de fleste kunder ikke vil oversvømme en forretning med telefonopkald vedrørende dårlig grammatik i korrespondance, vil de huske lovovertrædelserne. Nogle kan endda gøre det til deres mission at advare andre kunder for at undgå lovovertrædere.
