Det primære ansvar for en indkøbsagent er at sikre tilstrækkelig forsyning og kvalitet af de krævede materialer til den bedst mulige pris. Fokus er på kvalitet, materiel tilgængelighed, lagerinvesteringer og prissætning. Ved fastsættelsen af mål skal indkøbsmidlet forblive fokuseret på aktiviteter og målinger, der forbedrer ydeevnen på disse fire områder.
Kvalitet
Uanset hvad vi køber, forventer vi kvalitet. Materialer skal overholde specifikationerne for at være nyttige. Ofte overstiger omkostningerne ved dårlig kvalitet de faktiske omkostninger ved materialet. Dårlig kvalitet kan føre til tabt arbejdsomkostninger, garantibevis, muligvis ligefrem skade. Købsagenten skal have en leverandørkvalitetsmængde for at sikre, at de valgte leverandører opfylder standarder. Metricen skal registrere antallet af defekte produkter modtaget fra leverandøren som en procentdel af de samlede modtagne produkter. Et mål bør etableres med hver leverandør. Tallene skal forbedres hvert år.
Materiale tilgængelighed
To aspekter til materiel tilgængelighed fortjener at blive målt. Den første fokuserer på, hvor mange materielle mangler der opstår. Det er nødvendigt at måle dette for at forstå, om indkøbsagenten bestiller passende mængder materiale på det rigtige tidspunkt. Hvis ikke, skal indkøbschefen gribe ind. hvis en købmand løber tør for et produkt, og det sker i to timer en gang hvert femte år, ville det ikke tiltrække den kontrol, det ville, hvis det varede i tre dage og fandt sted hver anden uge.
Det andet aspekt er pålideligheden af leverandørleverancer. Dette måles ved at sammenligne leverandørforsendelser mod købsordrer. Hvis leverandøren sender den korrekte mængde til tiden, betragtes ordren som "perfekt". Hvis mængden eller leveringsdatoen ikke stemmer overens med indkøbsordren, vil dette regne som en "miss". Som med kvalitet skal målene opfylde virksomhedens mål og vise løbende forbedringer.
Investeringsinvestering
Mens en indkøbsagent er ansvarlig for at sikre, at der findes tilstrækkelige forsyninger, er det vigtigt, at de også holdes ansvarlige for at holde lagerbeholdningen lav. Få virksomheder har ubegrænsede ressourcer til at investere i lagerbeholdning. Således skal indkøbsagenten sikre, at den samlede værdi af beholdningen holdes inden for grænserne. Den mest almindelige måling for lager effektivitet er lagerbeholdninger. Beholdningen viser, hvor mange gange i et givet år lagerbeholdningen er fuldstændig vendt. For eksempel er der et produkt, som et firma bruger 12.000 enheder om året. For det samme produkt har der været 1.000 enheder i lagerbeholdningen til enhver tid. De beregnede opgørelser for denne vare vil være 12 (12.000 divideret med 1.000). En svingfrekvens på 12 angiver, at opgørelsen skifter en gang om måneden eller 12 gange om året. Jo højere svingfrekvensen er, desto mere effektive opgørelse udnyttes.
Prisfastsættelse
Ved køb er forskellen mellem standardprisen forbundet med en vare og den faktiske pris, der betales, kaldet købsprisafvigelse eller PPV. PPV er en fælles målelig for indkøbsagenter for at forstå, hvor godt eller dårligt denne agent udfører i forhold til omkostningsstandarder. For at drive gunstige PPV vil en indkøbsgiver involvere leverandører for at fjerne omkostningerne fra forsyningskæden. Et eksempel kan være i tilfælde, hvor en indkøbsagent reducerer prisen ved at købe i en større partikelstørrelse, eller hvis indkøbsmedlemmet kunne finde en alternativ kilde, der kunne levere til en gunstigere pris.
