Hvis der er en ting, som medarbejdere har tendens til at lide mindre end møder, er det, når tidspunktet for et møde er ændret, hvilket tvinger dem til at ændre deres tidsplaner i overensstemmelse hermed. Alligevel er det langt værre for dine medarbejdere at være uinformeret. Hold dine medarbejdere i løkken ved at skrive et notat, der advarer dem til ændringen. De kan ikke lide meddelelsen, men de vil forstå, at dit notat - som alle de bedste former for intern kommunikation - er kort og til det punkt.
Skriv den informative overskrift af dit notat. Skub til venstre og på fire separate linjer med enkelt mellemrum, skriv "Datoen", "Til", "Fra" og "Emne". Hver bør efterfølges af et tyktarm. Efter "Fra:" skriv dit navn og din titel.
Skriv ikke mere end tre single-spaced afsnit om mødetidskiftet, dobbelt afstand mellem afsnit. I første afsnit peger du på den tidligere tid og omplanlagt tidspunkt for mødet. Angiv, om mødet er ændret eller forblev det samme.
Forklar årsagen til tidsændringen på en positiv måde. Medarbejdere kan stille spørgsmålstegn ved, hvorfor tidspunktet for mødet er ændret, men der er risiko for at bringe fortrolige organisatoriske oplysninger i fare. Besvar problemet positivt ved at sige: "Mødetiden er ændret for bedre at imødekomme behovene og planerne for alle, hvis tilstedeværelse er påkrævet på mødet."
Skriv et optimalt tredje afsnit. For eksempel "På forhånd tak for dit samarbejde med hensyn til at imødekomme denne tidsplanændring. Jeg ser frem til at se dig på (tid og sted for mødet)."
Skriv dine initialer efter dit navn for et strejf af tilføjet tilstedeværelse og troværdighed. Du behøver ikke underskrive bunden af notatet, fordi dit navn er trykt øverst i overskriften.
Proofread og rediger dit notat, før du formidler det. Lad aldrig en medarbejder fange en fejl i nogen af dine kommunikationsmaterialer.
Formidle notatet korrekt og for den bedste eksponering. Husk, at du ikke vil have fraværende medarbejdere til at falde tilbage på den legendariske kontorlinje, "Jeg antager, at jeg ikke fik notatet." Firmaoversigt notater er ofte opført i madlokaler og pauseværelser. For tilføjet "forsikring" laves en kopi af notatet for hver medarbejder og placeres i postkassen eller på hans skrivebord.
