Mange organisationer har problemer, og at skrive et notat om at løse et problem, du skal følge specifikke trin.. Før du kan skrive et notat, har du brug for al information vedrørende problemet såvel som de involverede personer. Nogle gange er det et spørgsmål om at forbedre kommunikationen at løse et problem.
Bestem eller definer problemet er. Dit notat skal starte med en problemstilling. Dette er et hurtigt resumé af, hvad problemet er. Sørg for, at du sætter disse oplysninger på de enkleste betingelser, så alle involverede vil forstå problemet.
Find ud af mulige årsager til problemet. Din handlingsplan kan være rettet mod at fjerne årsagerne.
Skriv ud hvem og hvad der er berørt af problemet. Angiv alle berørte personer og afdelinger og forklar hvordan. For eksempel vil et utilstrækkeligt computersystem påvirke kundeserviceafdelingen, fordi det ikke vil være i stand til at tage opkald så hurtigt. Dette kan reducere en virksomheds rentabilitet, fordi dårlig kundeservice kan medføre tab af markedsandel.
Lav en liste over de mulige løsninger på problemet. En løsning kan være en komplet opgradering til computersystemet. En anden mulig løsning er at ansætte flere kundeservicemedarbejdere til at håndtere det overskydende antal opkald på grund af et dårligt system. Skriv ned så mange løsninger på problemet som du kan komme med.
Anbefal den bedst mulige løsning. Forklar hvorfor den valgte metode er den bedste. Bestem hvem der vil hjælpe med at gennemføre det. Din anbefaling skal indeholde de omkostninger, der vil blive afholdt. Sørg for, at løsningen har starttid og sluttid. Skitsere de personer eller afdelinger, der vil deltage i løsningen.
