Hovedboksen er, hvor alle virksomhedens regnskabssystemoplysninger og -registre kommer sammen, og hvor alle transaktioner bogføres. Det er også her, hvor regnskabet er opstillet (balance, resultatopgørelse og pengestrømsopgørelse). Hovedboksen skal holdes i balance og ajourført for at regnskabsfortegnelserne skal være fuldstændige og korrekte.
Bestem, om hovedboken er i balance. Med jævne mellemrum, normalt månedligt, vil en virksomheds bøger blive afbalanceret og lukket. Det betyder, at der er lavet de nødvendige justeringsindgange for at afbalancere hovedbogen. Årsregnskabet er hentet fra generalforsamlingen. Lukningsposter foretages for at fastlægge begyndelsesbalancerne for den næste periode - det vil sige at opdatere hovedbogen. Lukningsposter må ikke foretages, før generalforsamlingen er i balance for den aktuelle periode. Hvis startbalancerne er ukorrekte i efterfølgende perioder, vil de fortsat være det for alle efterfølgende perioder, indtil de korrekte justeringer er foretaget.
Kør en prøvebalancerapport, der viser begyndelsesbalancer og slutbalancer. Hvis begyndelsesbalancetallene ikke svarer til nul, skal du køre prøvebalancerapporten igen.Perioden, hvor begyndelsesbalancen er lig med nul, er, hvor problemet uden for balancen først opstår.
Brug den pågældende datoperiode ved at udskrive generaldirektørens detaljerede kilderapport for alle tidsskrifter og batcher.
Gennemgå generaldirektørens detaljerede kilderapport og identificer eventuelle poster, der ikke er dobbeltsidede. Når du finder en post, der ikke er dobbeltsidet, skal du henvise til den originale udskrift af registret for at identificere, hvilken del af posten der mangler.
En ensidig indgang er nødvendig for at indtaste den manglende del af posten. For at lave en ensidig indgang skal du sandsynligvis have tilsynsret til systemet.
For at lave justeringsposten i det generelle tidsskrift skal du indtaste det originale journal, batchnummer og bogføringsdato fra registret. Indtast kun de konti og data, der mangler, i feltene for dataindtastning. Når disse poster er færdige, skal du udskrive den generelle journal og opdatering.
Bekræft at du ikke længere er ude af balance. Sammenlign slutbeholdningerne for prøverapporten for den pågældende periode.
Gentag hele processen for hver efterfølgende periode, indtil du når den aktuelle periode og ikke længere er ude af balance. Fremadrettet skal du kun arbejde med den nuværende periode, da du har korrigeret alle tidligere perioder og ikke lukker bøgerne uden først at afbalancere hovedbogen.
Det skal bemærkes, at generaldirektoratet kan afbalancere og stadig være forkert, det sker, når debiteringer er lig med kreditter, men posteringer er foretaget på de forkerte konti.
