I sin enkleste form er intern kontrol summen af alt, hvad din virksomhed gør for at identificere og reducere risici, som ifølge U.S.Small Business Administration, ofte forbruge omkring 5 procent af en virksomheds årlige omsætning. Selvom virksomheder af alle størrelser står over for risici for bedrageri, tyveri og misbrug af forretningsmæssige aktiver, er små virksomheder med utilstrækkelige dokumentationsprocedurer ofte mere sårbare. Dokumentationsprocedurer bidrager til og er en del af en stærk intern kontrol.
Øget ansvarlighed
Selv om veludviklede dokumentationsprocedurer styrker både forebyggende og detektive interne kontroller, er utilstrækkelige dokumentationsprocedurer en hovedårsag til, at nogle virksomheder ikke finder ud af, at tyveri eller bedrageri forekommer, indtil det er for sent, "Journal of Accountancy" noter. Formelle dokumentationsprocedurer giver vejledning til gennemførelse af kontroller, og de øger ansvarlighed, da dine medarbejdere skal bevise og verificere, snarere end blot sige, at de fulgte eller udførte intern kontrol.
Bevislig værdi
Dokumentationsprocedurer skaber sporbar dokumentation, herunder hvem der var involveret i en opgave eller en finansiel transaktion, og hvornår og hvordan hun var involveret. Du kan oprette procedurer som tid og dato stempling, der arbejder bag kulisserne samt fastsatte dokumentationsregler for medarbejdere at følge. Begge er lige vigtige for rekonstruktion af handlinger, når man sporer transaktioner og skaber revisionsspor. Eksempelvis er underskrevne kuponudskrifter, kopier af småkøbsændringskontrol, en medarbejders log-in-id og computerens tids- og datostempler alle forsynet med revisionssporbevis.
Mere sikker informationsstyring
Faktiske eller scannede vedhæftede filer, fodnoter i en finansiel rapport og en datatransaktionsændringslog er eksempler på dokumentationsprocedurer, som bidrager til og styrker informationsstyringskontrol. Alle er nyttige til at dokumentere årsagerne til at korrigere eller justere papir eller elektroniske forretningsdokumenter, som i sidste ende hjælper dig med at forhindre og opdage svig og medarbejderstyveri. Et tilsvarende datatidsstempel og bevis for forudgående godkendelse, såsom institutlederens initialer, styrker informationsstyringskontrol endnu mere.
Bedre kvalitetskontrol
Ud over at forhindre både interne og eksterne svindel-, lager- og lagerstyringsdokumentationsprocedurer kan der understøttes kvalitetskontrol. Disse omfatter, at lageransatte skal tælle, inspicere og dokumentere beskadigede indgående og udgående varer. Bedrageribekæmpelsesprocedurer, der bidrager til god intern kontrol, omfatter en dokumentationsregel, der kræver, at medarbejderne udfylder, underskriver og indsætter et plukark for hver udgående kundeordre og mærkningsprocedurer, der registrerer og identificerer lagerartikler, herunder beskrivelser, delnumre, enheder af måling og mængder.
