Flytning af et helt kontor kræver mange mennesker, stramme frister og meget specifikke krav. Brug af projektstyringsværktøjer, som projektcharteret, kan afbalancere forventningerne til dine projektets interessenter og evnerne i dit projektteam: Ved at definere dit anvendelsesområde tidligt kan du bevare integriteten i dit projekt og fastsætte rimelige, opnåelige mål. Mens de fleste charter skabeloner er designet til byggeri eller software projekter, tager det kun nogle få tilpasninger for at få dem til at arbejde for din flytning.
Forklar din virksomheds sag. Medtag grundene til flytningen, for eksempel: regulatoriske, økonomiske eller ekspansionsbegrænsninger. Navngiv projektsponsor og projektleder. Desuden introducerer dokumentet og dets struktur.
Definer projektets omfang. Dette er det vigtigste afsnit i dit charter: Vær meget specifik. Angiv, om dit team er ansvarlig for at tildele nye kontorpladser til folk, genoprette kommunikationsnetværket, etablere facilitetsstyringsplaner eller bare flytte møbler.
Liste interessenter, holdmedlemmer og ansvar. Interessenter bryder sig om, hvorvidt projektet er en succes, men måske eller måske ikke udfører projektopgaver. Inkluder såvel interne som eksterne teammedlemmer, som f.eks. Flyttefirmaer eller hjælpepersonale, hvem der skal være nødvendige for at færdiggøre flytningen. Etablere hvilke hold der er ansvarlige for hver komponent, der er angivet i afsnittet om omfang.
Opret en tidslinje på højt plan til dine projektleverancer. Dit projektplan definerer bestemte datoer, men brug dette rum for at give interessenterne en generel ide om, hvad de kan forvente. De vil underskrive på dine estimater, så vær så realistiske som muligt.
Opsummere projektrisici og afhængigheder. Et stort projekt vil have et separat risikostyringsdokument, men du bør fremhæve eventuelle kendte faktorer, der kan forsinke eller spore flytningen. Disse problemer kan omfatte mislykkede inspektioner, skader på aktiver undervejs eller for sent netværksteknikere.
Få afmeldt på dit projekt. Din charter skal indgå med en liste over eventuelle yderligere dokumenter, der vil blive oprettet som en del af din projektplanlægning. Lad plads til alle interessenter, der er defineret i trin 3, for at formelt afmelde dig på dit projekt.
Tips
-
Genanvend det traditionelle "test" -afsnit i en softwareprojektplan til at gøre en kvalitetssikringstest på det nye rum, for eksempel: fungerer sikkerhedssystemet, er alle telefonudvidelser routing korrekt, blandt andre faktorer. Hold eksterne teammedlemmer opmærksom på, når du opretter projektafhængigheder. F.eks. Kan skrivebordene ikke flyttes, før det nye gulvtæppe bliver installeret.
