Mens Digital Age skaber mindre papir, vokser elektronisk efterspørgsel efter efterspørgslen. Retningslinjer etableret af en organisations informationsadministrationsteam for at oprette, få adgang til, gemme og til sidst ødelægge registreringer dikterer betingelserne i den elektroniske journals livscyklus. Livscyklusen i elektroniske optegnelser omfatter oprettelse, brug, opbevaring og disposition for de fleste virksomheder og offentlige enheder. Nogle organisationer arkiverer visse poster, der anses for uvurderlige, som den sidste fase af livscyklusen, når de ikke ødelægges.
Skabelse
En af de største udfordringer for ethvert elektronisk styringssystem er at dokumentere oprindelsen af nye registreringer på en logisk og konsekvent måde til fremtidig brug, hentning og opbevaring. Hvad der udgør en rekord, er etableret af organisationens politikhåndbog, der er skrevet med føderale og statlige vedtægter i tankerne. Hvis det er korrekt identificeret i begyndelsen af livscyklusen, er en rekord let tilgængelig, indtil rekordets anvendelighed udløber, og det ødelægges. Afhængigt af organisationen oprettes nogle poster automatisk af systemet, når visse data indføres i computeren. Andre systemer kræver, at en person opretter en rekord manuelt.
Brug
Når en rekord er oprettet elektronisk, distribueres den normalt og bruges som informationsværktøj til erhvervsmæssige eller statslige formål. Af denne grund opbevares arkiver i et lager for nem adgang. Mens de er aktive, lagres de fleste poster, men adgang til via en database med identifikation af oplysninger, der mærker posten.
Opbevaring og vedligeholdelse
Når en fil er blevet brugt og ikke længere behøves regelmæssigt, gemmes en post ofte som inaktiv. Rekorder skal opbevares for adgang før de destrueres i overensstemmelse med reglerne som angivet som organisationspolitik. En del af årsagen til en sådan vægt på korrekt opbevaring vedrører privatlivets fred. Fornuftig organisatorisk politik omhandler sikkerhed som en væsentlig del af ansvarlig rekord vedligeholdelse.
disposition
Records skal være tilgængelige i et vist antal år for at overholde føderale og statslige love. Den mest organisatoriske politik vedrørende rekordbibeholdelse og disposition bruger føderale og statlige vedtægter som minimumskrav til optagelse af optagelser. Virksomheder fører registreringer til retssager, hvis de er tvunget til at forsvare visse forretningsmæssige handlinger i fortiden. Hvordan optegnelser bortskaffes er af afgørende betydning. Da elektroniske filer kan gendannes i eksperthænder, er det afgørende, at elektroniske filer slettes uden mulig måde at hente informationerne på.
