Selv om funktionelle krav og forretningskrav begge er dokumenter, der spiller vigtige roller i udviklingen af software systemer, varierer de i deres mål. Virksomhedskrav, som ikke er tekniske af natur, fokuserer på at opfylde virksomhedens behov eller forretningsmål. Funktionelle krav er tekniske og giver detaljeret information om, hvordan et software system fungerer. En forretningsanalytiker skriver normalt både forretningsmæssige og funktionelle krav.
Interessenter
En interessent har en interesse i softwaresystemet. Hun kan overvåge et projekts mål og resultater og også hjælpe med at udvikle forretningsmæssige og funktionelle krav. Interessenter omfatter som ledere, projektledere, slutbrugere og softwareudviklere. En leder, som normalt er direktør eller leder, skaber budgetter for projekter. Projektlederen styrer projekter fra start til slut. En softwareudvikler designer og udvikler softwareproduktet. En slutbruger vil bruge softwaresystemet, efter at softwareudviklingsholdet har udgivet det.
Erhvervsanalytikere
En forretningsanalytiker fungerer som en forbindelse mellem kunden og softwareudviklingsholdet. Hun arbejder sammen med kunden for at identificere og indfange hans behov, samle oplysninger ved at interviewe slutbrugere eller brugergrupper og ledere og bestemmer hvordan softwaren kan hjælpe brugeren med at gøre sit arbejde bedre. Hun relayer disse oplysninger til softwareudviklingsholdet, så det kan begynde at udvikle softwaren. Forretningsanalytikeren kommunikerer også med softwareudviklingsholdet for at sikre, at det leverer, hvad kunden har brug for.
Virksomhedskrav
Forretningskrav beskriver kundens behov. De angiver klart virksomhedens projektmål og prioriterer de problemer, virksomheden skal løse. Disse dokumenter gør mere end bare at fortælle om behov og løsninger. De kan indeholde diagrammer, organisationsdiagrammer og flowdiagrammer. Forretningskrav har dokumentversionskontrol, så medarbejderne ved, at de bruger den nyeste version af et dokument.
Funktionelle krav
Funktionelle krav beskriver, hvordan et software system fungerer. De dykker ind i, hvordan brugerne interagerer med softwaren, f.eks. Hvilke handlinger der sker, når brugerne klikker på knapper og viser resultatet af disse handlinger. Funktionelle krav viser også, hvordan andre databaser eller software applikationer er integreret med hinanden. De specificerer de hardware- og operativsystemkrav, som softwaresystemet skal bruge. Funktionelle krav har også dokumentversionskontrol, som består af specifikke navne og tal og korte resuméer.
