Du lukker din virksomhed. Måske går du på pension eller indtaster muligheden for et andet venture. Alle virksomheder genererer papirarbejde, og når din virksomhed er lukket, skal spørgsmålet om hvor længe der skal opbevares disse dokumenter behandles.
Årsagerne til at holde registreringer
Offentlige agenturer, såsom Internal Revenue Service og statskassenavdelinger, er de mest sandsynlige enheder, der kunne anmode om forskellige tidligere forretningsdokumenter. Opbevaring af alle typer forretningsmæssige registreringer vil være værdifuldt, hvis behovet opstår for at underbygge fordringer, transaktioner og oplysninger indleveret på selvangivelser. Selv om der er en lov om begrænsning af mange forretningsmæssige forhold i visse tilfælde som bedrageriundersøgelse eller andre civilretlige eller strafferetlige anliggender, der er anlagt mod et firma, kan tidligere forretningsdokumenter kræves uanset hvor længe siden begivenhederne opstod. Du ved aldrig, hvornår gamle virksomhedsregistre kan være nyttige, så det er tilrådeligt at beholde alle forretningsdokumenter, så længe det er muligt. Når det er sagt, er der generelle retningslinjer for længden af tid til at holde fælles dokumenter.
Specifikke Item Holding Perioder
Fra indleveringsdatoen skal du holde aflyste checks, bankindskudssedler, kreditkortopgørelser og generelle ledger i mindst tre år. Hold kontoudtog, lagerregnskaber, fakturaer, salgsdokumenter, kassebånd, W-2s, 1099s og andre skatteindgivelsesdokumenter i mindst seks år. Hvis din virksomhed blev oprettet som et selskab, skal du holde månedlige og kvartalsvise årsregnskaber i mindst tre år.
Records for at holde ubestemt tid
Opbevar personalerelaterede betalinger og tilhørende dokumenter, som f.eks. Lønmodtagerens kompensation, pensionsregistreringer og medarbejderskattelovgivninger, så længe du kan. Hvis en tidligere medarbejders filer til arbejdsløshedsunderstøttelse, ansøger om et nyt job eller har spørgsmål, der går tilbage til hans ansættelsestidspunkt, vil det være mest værdifulde at have disse poster tilgængelige. Alle virksomhedsrelaterede dokumenter skal opbevares på ubestemt tid, selv om selskabet ikke længere er i drift. Sådanne dokumenter omfatter inkorporeringsattest, bestyrelsesmøder, arbejdskontrakter, aktiehandel, patenter og varemærker samt eventuelle retsrelaterede dokumenter. Fortegnelser over selskabsaktiver og tilgodehavender og tilgodehavender bør opbevares.IRS's lovbestemmelse er tre år fra indleveringsdatoen for de skattemæssige former for revision af afkastet. Som nævnt bør der dog opretholdes ubestemt tid, hvis det er muligt, at føre journaler, der beviser indkomst og fradrag.
Enheder, der kan anmode om tidligere optegnelser
De føderale agenturer, der mest sandsynligt vil anmode om tidligere dokumentoplysninger, er Internal Revenue Service, Department of Labor, Social Security Administration, Equal Employment Opportunity Commission og Immigration and Naturalization. Regnskaber for statslige agenturer, som fordeling af beskatning og kommuner bør også opbevares så længe som muligt, selv efter at virksomheden er ophørt med driften. Gem filer på et sikkert sted, helst på et sted, der er beskyttet mod brand, oversvømmelse, tyveri og andet tab. Enhver anden end dig selv bør også vide, hvor disse vigtige arkiver holdes.
