Som virksomhed skal du opbevare visse typer papirarbejde, f.eks. Ansættelseskort og fakturaer, af både forretningsmæssige og juridiske grunde. I nogle tilfælde skal en købmand også holde kopier af kreditkortkvitteringer til rådighed for en periode. Lær, når det er sikkert at kaste disse kvitteringer i løbet af forretningen.
Kreditkort kvitteringer
Når en kunde køber et produkt eller en tjeneste fra din virksomhed ved hjælp af sit kreditkort, skal du normalt give hende en trykt kvittering for hendes optegnelser - især i tilfælde af en ansigt til ansigtstransaktion. Kvitteringen indeholder transaktionsbeløbet, godkendelseskoden, navnet på kreditkortsindehaveren og et sted for kundens underskrift. Du beholder også en kopi af den underskrevne kvittering for dine optegnelser.
Hvorfor holde dem?
Hvis der opstår en sag, hvor kunden bestrider kreditkortafgiften fra din virksomhed, er du som købmand ansvarlig for at bevise, at den er gyldig. En af de første ting, kundens bank vil anmode om, er en kopi af kreditkortkvitteringen i forbindelse med transaktionen. Forhandleren skal også se den underskrevne kvittering for at undersøge tvisten på dine vegne. Hvis kundens tvist er godkendt, fordi du ikke kan levere en kopi af den underskrevne salgskvittering, skal du betale dyre afdragsgebyrer og tabe mængden af salget samt det produkt eller den service, du solgte.
Hvornår skal du kaste
På grund af muligheden for tvister fra kunder er det ikke klogt at smide en kreditkortkvittering ud, fordi transaktionen har ryddet din købekonto - selvom du allerede har modtaget midlerne fra salget. Banker giver normalt kunderne omkring 60 dage til at bestride en afgift pr. Fair Credit Billing Act. Det er et sikkert spil at holde kreditkortkvitteringen i mindst tre måneder. Hvis du har brug for salgskvitteringerne specifikt for årsager til indkomstskat, skal du holde dem i hånden i mindst seks år.
Opbevaring af kvitteringer
Hvis du skal beholde disse salgskvitteringer, skal du gemme dem på en sikker, låst sted, da de indeholder følsomme kundeoplysninger. Hold disse følsomme data utilgængelige for uautoriserede medarbejdere og eksterne personer for at undgå problemer med kreditkortrelateret bedrageri eller identificere tyveri. Din aftale om købmandsservice kan skitsere specifikke regler for, hvordan du håndterer og gemmer følsomme kreditkortdata for kunder i henhold til Betalingskortindustriens retningslinjer for datasikkerhedsstandard. PCI DSS er en organisation, der giver vejledning i håndtering af kundens kreditkortdata.
