Arbejdsgivere indbefatter typisk en checkstub eller tilsvarende erklæring sammen med hver medarbejders lønseddel, om det kommer i form af et papirdokument eller en online-konto til lønsedler, der udstedes via direkte indbetaling. Check stubs er dokumenter, der kan være nødvendige for at opfylde regerings krav til registrering. Selv når det ikke er obligatorisk at holde kontrolstubber, kan det stadig være forsigtigt at gøre det.
FLSA Krav
Den føderale regering har ikke en regel, der kræver, at arbejdsgiverne udsteder eller beholder lønsedler. Fair Labor Standards Act krav indeholder retningslinjer for lønningsdokumentation. Generelt skal lønoplysninger være opbevaret for Tre år. Hvis checkstubs bruges til at optage nogle af disse data, skal de bevares i tre år. Lønregister skal indeholde:
- Ansattes navn, adresse og socialsikringsnummer.
- Medarbejderens køn og erhverv.
- Fødselsdato for arbejdstagere under 19 år.
- Dato og klokkeslæt hver arbejdsuge begynder og slutter. Den dato, hvor lønningsperioden starter, kræves, hvis den er forskellig fra arbejdsugen.
- Datoen medarbejderen er betalt for
- Daglige og ugentlige arbejdstimer.
- Arbejdsgiverens løn.
- Regelmæssig løn, overarbejde og eventuelle tillæg eller fradrag fra medarbejderens løn.
Arbejdsgiverne skal holde tidskort eller den tilsvarende tidshorisont i to år.
Supplerende regeringslønningspostkrav
Equal Employment Opportunity Commission siger, at arbejdsgiverne skal holde alle joboptegnelser, herunder checkstubs og lønlister, i mindst et år. I tilfælde af at en medarbejder indgiver en klage til EEOC, skal journaler beholdes indtil et år efter, at EEOC har afgjort sagen eller et år efter, at sagen er afgjort.
Stater kan pålægge yderligere krav til registrering. For eksempel siger arbejdstagerne i Texas, at arbejdsgiverne skal give arbejdstagerne en checkstub eller et tilsvarende dokument, der indeholder alle de data, der bruges til at udarbejde en lønseddel. Lønning poster skal opbevares for fire år at overholde Texas registre for regning af arbejdsløshedskompensation.
Arbejdsgiver Records Retningslinjer
En virksomhed eller organisation producerer kontrol og kontrollerer stubber af forskellige årsager. Internal Revenue Service anbefaler, at checkstubber og bankregistre, der fungerer som støttende dokumenter i skattemæssig henseende beholdes for begrænsningsperioden. For eksempel er fristen for afgift på seks år. Nolo.com tyder på, at virksomhederne holder kontrolstubber og regnskaber i mindst syv år.
