Moderne kontorteknologi gør kontorets egenskab mindre relevant, da internetadgang dækning og ydeevne forbedres. Det moderne kontormiljø handler mere om, hvad du kan gøre i modsætning til hvor du gør det. Ny teknologi ændrer omfanget af, hvad der betragtes som et kontor. Kontorer anvender uundgåeligt nyere teknologier, der får mere arbejde med færre mennesker, og der er pres for at holde et moderne, professionelt billede ved at holde sig oven på de nyeste teknologiske trends.
Spar tid gennem effektivitet og automatisering
Brug af moderne kontorteknologi bruger mindre tid på rutinemæssige opgaver, hvilket frigør dem til yderligere projekter. Computer-kyndige arbejdstagere udforsker computerautomatiseringspraksis, hvilket reducerer tid brugt på hyppige, gentagne opgaver. For eksempel sparer medarbejderne tid på at formatere dokumenter ved hjælp af skabeloner. Nogen kan eksponentielt forbedre effektiviteten ved at dele en skabelon med andre arbejdstagere via fjernadgang til serveren, cloud storage og e-mail fra hvor som helst der er cellulær dækning. Tjenester som Google Drev, iCloud og Microsoft Azure er praktiske løsninger til organisering og deling af ofte brugte skabeloner, delte regneark og arbejdsrelateret dokumentation. Organiseret cloud sharing eliminerer behovet for en datadeling mellemperson.
Placering er irrelevant; Besparelser er delt
Job, der involverer en arbejdstager, der sidder ved en computerterminal hele dagen, behøver typisk ikke at ske på et bestemt sted. Nye kommunikationsteknologier gør ikke kun arbejde hjemmefra og vejen mulig, men sømløs. Hvis du gør dit arbejde på en bærbar computer, kan du gøre det samme fra dit kontorskab eller bordet på et hotelværelse. En ekstern arbejdskraft bidrager til fordel for arbejdsgiver og medarbejder. Ifølge Business Week gemmer virksomhederne op på $ 8.000 om året for hver telekommutant. Telecommuting muligheder udvide virksomhedens kandidat pool fordi placering ikke er en big deal. Telekommuterende medarbejdere kan i væsentlig grad spare på transportomkostningerne, spare tid hver dag ved ikke at pendle og få et lettere familieliv for juggling.
Kommunikationsindstillinger fortsætter med at vokse
Lagring, pixelerede online videochats i konferencelokalet er en ting fra fortiden: Bredbånds og mobile internetforbindelser er hurtige nok til at håndtere samtidige videostrømme uden at binde folk til fysiske steder. Videokonferencer som Skype-arbejde er gode til at holde møder uden at have deltagere i samme bygning. Sociale medier er en alternativ vej for kundekommunikation: en stærk socialmedieværdi kan gå langt i retning af at styrke bundlinjen. Derudover reducerer teknologien som VoIP omkostningerne ved at slippe af med behovet for fastnet. Clinging til gammel teknologi for længe kan forårsage problemer. F.eks. Kom fødevarebestillingstjenesten GrubHub på en snag med sine restauranter, der stadig modtog ordrer på faxmaskiner.
Praktisk dataredundans
Kontorbrande, jordskælv og harddiskfejl kan forårsage kaos på kontorets optegnelser. Data redundans gennem sky tjenester og fjernopbevaring kan spare en virksomhed en masse hjertesorg og penge. Lagring af data på en fjernserver gør det også praktisk for arbejdstagere at dele massive mængder information uanset sted. For eksempel kan lægerne bruge massive databaser af patienthistorie til at studere lidelser og udvikle nye behandlinger. Cloud- og serverdatabaser kan også spare penge ved at konsolidere produkter og tjenester.
