Debet noter og fakturaer anvendes i regnskabsprocessen for at hjælpe virksomheder med at spore salg. Mens debetnotater omhandler kundefordringer, handler fakturaer hovedsagelig med afsluttet salg, hvor penge allerede har skiftet hænder. Hvorvidt en debetnote eller faktura anvendes, er det vigtigt, at alle relevante oplysninger indgår i dokumentet, så det kan bruges i regnskabsprocessen i fremtiden.
Debet Note
En debetnota er en meddelelse sendt til en kunde for at advare hende om et forfaldent beløb. Virksomheder kan bruge en debetnota som en forløber for at sende forsinkede konti til samlinger som en advarsel om, at en konto er ved at blive forfaldne eller for at minde en kunde om en rabat for tidlig betaling.
Faktura
Fakturaer bruges til at registrere salgstransaktioner. For eksempel, hvis en virksomhed er på en expo eller konference og sælger, modtager køber og virksomhed hver en kopi af en faktura, så begge parter ved, hvad der blev solgt, hvornår og for hvor meget. Fakturaer er også inkluderet med salgsartikler, der sendes til kunder.
Forskelle
En debetnota er oplysninger om en tidligere transaktion, der forbliver ubetalt, mens en faktura registrerer en salgstransaktion, der er gennemført. Debet noter er baseret på kundefordringer, mens fakturaer anvendes til salg, for hvilket der allerede er foretaget betaling.
Eksempler på brug
Hvis en kundes konto er forfaldne, kan et firma sende en debetnota til kunden for at minde ham om overvågningen på kontoen. Noten skal indeholde varen eller indkøbte varer, købsdatoen, købsprisen, den oprindelige betalingsfrist og eventuelle finansieringsomkostninger, der måtte have været anvendt på den forfaldne konto. Et eksempel på en faktura er, når et salg foretages, og kunden anmoder om en specificeret kvittering. Fakturaen inkluderer den købte vare, salgsprisen, datoen for salget og betalingsmåden.
