At skrive et internt forretningsbrev indebærer at forstå dit publikum og fokusere på et bestemt mål. Uanset emnet, overvejelser af publikum og tone er afgørende for at undgå konflikt, forvirring og misinformation. For at sikre succes skal du følge en struktur, inkludere alle nødvendige detaljer og korrekturlæse. Det kan ofte medvirke til at give dig selv tid mellem udarbejdelsen af brevet og den endelige gennemgang for at opretholde objektivitet og producere det mest effektive stykke skrift. Derfor er omhyggelig planlægning og tidsstyring begge vigtige aspekter af skriveprocessen.
Opret en ordentlig hilsen
Opret en ordentlig hilsen for at åbne brevet med en passende tone. Brug "Kære", "Hilsner" eller "God morgen / eftermiddag" for at åbne brevet og vise respekt og empati for læseren. For eksempel: "Kære kolleger."
Lav en introduktion. I introduktionen indeholder information om emnet for brevet, så læseren forstår hvad man kan forvente. Din introduktion kan se sådan ud:
Mange af jer har tænkt mig, hvornår bygningen bliver færdig på vores nye parkeringshus. Det glæder mig at informere dig om, at bygningen er planlagt til at være afsluttet i den første uge af april.
Skriv et effektivt krop afsnit og organisere det visuelt for at holde læseren engageret.
Kropsafsnittet indeholder de fleste oplysninger, så organisationen er særlig vigtig. Brug punktposter, fed tekst eller andre teknikker til at fremhæve vigtige oplysninger.
Luk brevet med en goodwill slutter. Dette indebærer at skabe en ordentlig tone med læseren ved at takke dem for deres tid. Det indebærer også inddragelse af nødvendige oplysninger, hvis læseren har yderligere spørgsmål. For eksempel:
Tak for din tid og tålmodighed. Hvis du har yderligere spørgsmål, er du velkommen til at kontakte ledelsen på nedenstående e-mail-adresse.
Udskriv brevet og korrekturlæse det for fejl. Find eventuelle stavefejl, tegnsætningsfejl eller grammatiske fejl. Brug ordbogen og tesaurus til at revidere akavede ord eller passiv stemme og undgå gentagelse.
Tips
-
Når du skriver internt, skal du huske at dit dokument kan ses og læses af alle i virksomheden. Hold derfor informationen afbalanceret, objektiv, tilgængelig og kønsneutral.
Advarsel
Selvom du kender dine forretningspartnere eller kolleger godt, skal du undgå en uformel eller samtaletone i skrivningen. At producere et dokument med lang levetid er vigtigt i skriftlig kommunikation, og afslappede ord og sætninger er let fejlfortolket.
