Der er mange forskellige grunde til at skrive et forretningsbrev til en af de hundredvis af udenlandske konsulater over hele kloden. For eksempel kan du ønske at anmode om visum eller rejseinformation, for at spørge om udenrigshandlingsmuligheder, at udføre udenrigsanliggender eller at skrive et anbefalingsbrev til en studerende, der rejser i udlandet til en praktikplads.
Identificer navn, titel og adresse på den person til hvem du adresserer brevet. Hvert udenlandsk konsulat har en detaljeret hjemmeside, der indeholder en personalekatalog, sammen med links til forskellige afdelinger, som kan hjælpe dig med at identificere den person, du skal henvende dig til din korrespondance med.
Følg traditionel forretningsprotokol, når du skriver et forretnings brev til konsulatet. Brug individets fulde navn og titel, afdeling og konsulatadresse, formateret pr. Landets internationale postsystem. Hvert land varierer, så følg de direktiver, der er anført i afsnittet "Kontakt os" på konsulatets hjemmeside. Hvis du sender en kopi af brev, skal du inkludere datoen i øverste højre hjørne af dit brev. Hvis du sender e-mail, skal du tydeligt angive formålet med din korrespondance i emnelinjen.
Skriv et introduktionsbrev, der indeholder en forklaring på, hvem du er, hvor du kommer fra, hvorfor du skriver, og om du skriver på vegne af en anden person eller dig selv. Hvis du skriver på vegne af et selskab, en statslig enhed, en international organisation eller et uddannelsesinstitut, skal du notere tilknytningen ved navn og angive din titel og legitimationsoplysninger.
Skriv en retfærdig erklæring, der kortfattet men kortfattet beskriver formålet med din korrespondance. Oversat eller tolket sprog kan ofte have to betydninger, så pas på at undgå slangterminologi eller -kollokialisme, som måske ikke let forstås af en udenlandsk læser. F.eks. Skal udtrykket "Jeg vil røre base med dig" erstattes med "Jeg skriver for at spørge dig om …"
Begræns dit brev til et enkelt emne og vær specifik om det resultat, du ønsker fra korrespondancen.
Afslut brevet med et tak, og giv oplysninger om, hvordan du kan nås. Indtast altid dit fulde navn. Forfalsk aldrig eller gør vildledende eller potentielt truende udtalelser i et brev til et udenlandsk konsulat.
Kontakt dit lokale postkontor om porto krav og forventet leveringstid. Hvis du omslutter en selvadresseret, stemplet konvolut for at sikre et hurtigt svar på dit brev, skal du sørge for, at du har den korrekte mængde amerikansk porto på returkupollen.
Tips
-
USA's udenlandske konsulatwebsteder er skrevet på engelsk, mens internationale udenlandske konsulater typisk er skrevet på landets modersmål med et link til en engelsk version.
